Dlaczego trzeba wysłać zgłoszenie?

Integralność oraz zgodność z przepisami i przestrzeganie zasad stanowią podstawy dobrej reputacji firmy DEKRA, a także zaufania, którym darzą nas klienci i partnerzy biznesowi.

Być może wiesz o szkodliwych albo ryzykownych zachowaniach, które zagrażają firmie. Twoje zgłoszenie pomoże odkryć problemy dla DEKRA Group, jej klientów i partnerów finansowych odpowiednio wcześnie, a także przyczyni się do trwałego sukcesu firmy jako stabilnego miejsca pracy.

Jakie zgłoszenia są użyteczne z punktu widzenia DEKRA?

Zgłoszenia dotyczące naruszenia prawa i regulacji wewnętrznych organizacji są rejestrowane i przekazywane dalej.

Podczas procesu zgłaszania otrzymasz szczegółowe informacje na temat możliwych kategorii danego zgłoszenia.

Należy pamiętać, że ten kanał komunikacji nie służy do wysyłania odpowiedzi na pytania dotyczące naszych usług ani do przetwarzania skarg klientów na wadliwe usługi. Aby omówić tego rodzaju kwestie, skontaktuj się ze swoim oddziałem DEKRA lub zespołem ds. obsługi klienta (kundencenter@dekra.com).

Jak wygląda proces wysyłania zgłoszenia? Jak stworzyć skrzynkę pocztową?

Aby wysłać anonimowe albo imienne zgłoszenie, należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie” u góry strony głównej.

Proces wysyłania zgłoszenia składa się z 4 etapów:

1. Najpierw należy zapoznać się z informacjami o ochronie anonimowości oraz wprowadzić kod bezpieczeństwa.
2. Na kolejnej stronie należy wybrać kategorię zgłoszenia.
3. Na stronie zgłoszenia można napisać własnymi słowami treść zgłoszenia oraz odpowiedzieć na pytania o zdarzeniu poprzez prosty wybór odpowiedzi. W polu tekstowym mieści się maksymalnie 5000 znaków, co odpowiada pełnej stronie A4. Razem ze zgłoszeniem można wysłać plik o maksymalnym rozmiarze 5 MB. Należy pamiętać, że dokumenty mogą zawierać informacje na temat autora. Po wysłaniu zgłoszenia zostanie wygenerowany numer referencyjny potwierdzający przekazanie zgłoszenia.
4. Następnie należy stworzyć bezpieczną skrzynkę pocztową. Za pośrednictwem tej skrzynki pocztowej otrzymasz wiadomość od referenta, odpowiesz na pytania oraz otrzymasz informacje na temat statusu zgłoszenia.

Do skonfigurowanej bezpiecznej skrzynki pocztowej można się zalogować bezpośrednio, klikając „Login”. W tym miejscu również należy wprowadzić na początku kod bezpieczeństwa.

Dopóki nie zostaną podane żadne dane umożliwiające ujawnienie tożsamości sygnalisty, BKMS^® System chroni jego anonimowość.

Możesz mieć pewność, że firma jest zainteresowana wyłącznie zgłaszanymi incydentami. Trzeba ujawniać złe praktyki i zapobiegać wszelkim stratom finansowym.

Jak otrzymać wiadomość od referenta i jednocześnie zachować anonimowość?

Zastosowany proces BKMS^® System kładzie szczególny nacisk na ochronę sygnalisty. Skuteczność ochrony anonimowości jest certyfikowana przez niezależny podmiot.

Podczas tworzenia bezpiecznej skrzynki pocztowej należy wybrać pseudonim / nazwę użytkownika oraz hasło. Te dane logowania nie są widoczne dla nikogo poza Tobą. W razie utraty danych logowania należy wysłać nowe zgłoszenie i stworzyć nową skrzynkę pocztową. Jeśli to możliwe, należy podać numer referencyjny poprzedniego zgłoszenia. Nowa skrzynka pocztowa nie będzie zawierać żadnych treści związanych z Twoim wcześniejszym zgłoszeniem.

Anonimowe zgłaszanie jest możliwe dzięki szyfrowaniu oraz innym specjalnym procedurom bezpieczeństwa. Wysyłając zgłoszenie anonimowo, nie trzeba podawać żadnych danych osobowych. Nie należy wysyłać informacji umożliwiających ustalenie tożsamości sygnalisty. Nie wysyłaj zgłoszenia z urządzenia, np. komputera lub smartfonu, udostępnionego przez pracodawcę.

Za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki pocztowej referent wysyła wiadomość z informacjami o przetwarzaniu zgłoszenia albo zadaje pytania, jeśli jakieś elementy wymagają wyjaśnienia – sygnalista cały czas pozostanie anonimowy. W całym procesie jesteśmy zainteresowani przede wszystkim zgłoszeniami, które pozwalają zapobiec szkodom lub stratom, a nie konkretnie Twoją osobą w roli sygnalisty.