Notes sur la protection des données
Les sociétés du groupe Webasto, en d’autres termes Webasto SE et ses sociétés affiliées / filiales en vertu des paragraphes 15 et suivants de la Loi allemande sur les sociétés (AktG) (collectivement désignées « Webasto »), prennent très au sérieux la protection des données et la confidentialité et respectent les lois applicables sur la protection des données, en particulier le règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD), la loi allemande sur la protection des données (BDSG) et les lois nationales applicables sur la protection des données. Veuillez lire attentivement les informations ci-dessous sur la protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet et cadre juridique du système de recueil d'alerte
Le système de recueil d'alerte est destiné, en toute sécurité et confidentialité, à recueillir, traiter et gérer les alertes concernant les infractions aux lois, réglementations externes et politiques et règles internes applicables. Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre du système de recueil d'alerte repose sur l'intérêt légitime de Webasto à repérer et prévenir les mauvaises pratiques et abus et par conséquent à éviter tout dommage à Webasto, à ses employés, ses clients et ses partenaires commerciaux. Le cadre juridique de ce traitement des données à caractère personnel est l'article 6 paragraphe 1f du RGPD.
Parties responsables
Les parties responsables de la protection des données au sein du système de recueil d'alerte sont
- Webasto SE et
- ses sociétés affiliées en vertu des paragraphes 15 et suivants de l’AktG
en tant que parties dotées d'une responsabilité autonome mutuelle (Webasto, voir ci-dessus). Le système de recueil d'alerte est exploité par une entreprise spécialisée, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Allemagne, pour le compte de Webasto SE.
Données à caractère personnelles
Le terme « données à caractère personnelles » désigne les informations qui concernent votre personne ou avec lesquelles vous pouvez être identifié. Cela inclut des informations telles que votre nom, adresse, adresse postale, numéro de téléphone, adresse IP, type de navigateur, système d’exploitation informatique, le site Web par lequel vous êtes arrivé sur notre site Web, ainsi que la date, l’heure et les pages Web que vous avez visitées.
Traitement de données à caractère personnel par le système de recueil d'alerte
Les données à caractère personnel et les informations saisies dans le système de recueil d'alerte sont conservées dans une base de données gérée par EQS Group AG, dans un centre de données hautement sécurisé. Seul un petit nombre d’employés, spécifiquement autorisés par Webasto, peuvent voir les données. EQS Group AG et d'autres tiers n'ont pas accès à ces données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont sauvegardées cryptées et protégées en accès par des mots de passe à plusieurs niveaux, de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes expressément autorisées chez Webasto. Webasto a nommé un délégué à la protection des données du groupe.
Les demandes concernant la protection des données et la revendication de vos droits peuvent être envoyées au Délégué à la protection des données du groupe à l’adresse mail suivante : dataprotection@webasto.com
Type de données à caractère personnelles recueillies
L'utilisation du système de recueil d'alerte se fait sur la base du volontariat. Si vous soumettez une alerte par le biais du système de recueil d'alerte, nous recueillons les données à caractère personnel et informations suivantes :
- Votre nom si vous décidez de révéler votre identité
- Si vous êtes un employé de Webasto
- Les noms et autres données à caractère personnel des personnes que vous citez dans votre alerte, le cas échéant.
Traitement confidentiel des alertes
Celles-ci sont reçues par un petit nombre d’employés sélectionnés, dotés d'autorisations expresses et spécialement formés, membres de l'organisation juridique / conformité chez Webasto, et sont toujours traitées dans la plus stricte confidentialité. Les employés de l'organisation juridique / conformité de Webasto évaluent l'affaire et effectuent tout complément d'enquête requis par le cas d'espèce.
Dans le cadre du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de partager des alertes avec d'autres employés de Webasto, par exemple si les alertes se rapportent à des incidents survenus dans des filiales. Ces dernières peuvent être basées dans des pays situés en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, appliquant des règlements différents sur la protection des données à caractère personnel. Nous garantissons toujours la conformité aux réglementations de protection des données applicables au moment du partage des alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de les maintenir confidentielles.
Informations relatives à la personne mise en cause
Nous sommes légalement tenus d'informer les parties mises en cause de toutes alertes reçues à leur encontre dès que la divulgation de cette information ne risque plus de compromettre l'enquête. Votre identité de lanceur d'alerte ne sera pas divulguée à moins que nous ne soyons légalement contraints de le faire.
Droits des personnes concernées
En vertu des dispositions du RGPD, vous et les personnes citées nommément dans l'alerte bénéficiez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de restriction de traitement et d'un droit d'objection au traitement futur de vos données à caractère personnelles. Si le droit d'objecter au traitement des données à caractère personnelles est invoqué, la nécessité d'accès aux données sauvegardées pour examiner une alerte sera immédiatement évaluée. Tout traitement effectué précédemment n’est pas affecté par une révocation. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment sans préciser vos raisons en contactant le Délégué à la protection des données du groupe du Groupe Webasto (dataprotection@webasto.com). Les données qui ne servent plus seront immédiatement effacées. Vous avez également le droit de porter plainte auprès d'une autorité de surveillance.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale ou aussi longtemps qu'il y a un intérêt légitime de la part de Webasto ou que la conservation est requise par la loi ou nécessaire pour une enquête menée par les autorités publiques ou pour des procédures judiciaires. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données seront supprimées en conformité avec les exigences locales réglementaires.
Utilisation du système de recueil d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système de recueil d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le système de recueil d'alerte, un cookie est enregistré sur votre ordinateur qui ne contient que l'identifiant de la session (ce qu'on appelle un cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Il est possible d'installer une boîte de dialogue au sein du système de recueil d'alerte qui est protégée à l'aide d'un pseudonyme/nom d'utilisateur et d'un mot de passe choisi individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes à l’employé responsable de Webasto soit nominativement, soit de manière sécurisée et anonyme. Ce système enregistre des données uniquement à l'intérieur du système de recueil d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi d'annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d'information, vous pouvez en même temps envoyer des annexes à l’employé responsable de Webasto. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonymement, veuillez tenir compte de la consigne de sécurité suivante : Veuillez noter que les fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel cachées risquant de compromettre votre anonymat. Veillez à effacer ces informations avant d'envoyer un fichier. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte de votre message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Version : juin 2021
