Политика конфиденциальности
Мы очень серьезно подходим к вопросам защиты данных и конфиденциальности и соблюдаем действующие национальные положения о защите данных, а также Общий регламент ЕС о защите данных (GDPR). Прежде чем отправить сообщение, внимательно прочтите эту информацию о защите данных.
Предназначение и правовая база системы информирования
Система информирования BKMS® System используется для приема, обработки и управления сообщениями о нарушениях в сфере комплаенс защищенным и конфиденциальным способом. По закону мы обязаны предоставить безопасную систему информирования в соответствии с Директивой Европейского Союза о защите информаторов – (EС) 2019 / 1937. Таким образом, основанием для сбора данных в системе информирования BKMS® System является выполнение юридического обязательства (подпункт «с» пункта I статьи 6 GDPR).
Мы сделали систему информирования BKMS® System доступной для всех сотрудников, клиентов, деловых партнеров и других лиц. В ней предлагается на выбор широкий диапазон категорий возможных сообщений. Эти сообщения не обязательно подпадают под действие Директивы ЕС о защите информаторов или местного реализованного законодательства.
Обработка персональных данных, содержащихся в таких сообщениях, основана на обоснованной заинтересованности нашего предприятия в обнаружении и предотвращении злоупотреблений и, тем самым, недопущении ущерба для AGRANA Group, ее сотрудников и клиентов. Правовым основанием для такой обработки персональных данных является подпункт «f» пункта I статьи 6 Общего регламента по защите данных (GDPR).
Мы обрабатываем каждое сообщение на условиях строгой конфиденциальности и не потерпим каких бы то ни было репрессий против информаторов. В то же время запрещена отправка заведомо ложной информации или сообщений, содержащих необоснованные обвинения или утверждения.
О системе информирования
В Германии система информирования управляется предприятием EQS Group GmbH от имени AGRANA Beteiligungs-AG и ее дочерних структур.
Персональные данные и информация, введенные в систему информирования, хранятся в базе данных имеющего высокую степень безопасности центра обработки и хранения данных, управляемого предприятием EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 10789, Berlin. EQS Group GmbH и прочие третьи лица не имеют доступа к этим данным.
Все данные хранятся в зашифрованном состоянии с несколькими уровнями защиты по паролю, вследствие чего доступ предоставляется ограниченному кругу специально уполномоченных лиц в AGRANA.
Пользование системой информирования является добровольным. Примите во внимание, что мы можем получать и рассматривать сообщения только в том случае, если вы подтверждаете, что прочли и поняли эту информацию о защите данных и ознакомлены с порядком обработки всех персональных данных, введенных вами в соответствии с настоящей информацией о защите данных.
Ответственные стороны
Стороны, ответственные за защиту данных в системе информирования:
- AGRANA Beteiligungs-AG и
- ее дочерние компании
в качестве сторон со взаимно автономной ответственностью (далее по тексту также: «AGRANA»).
Запросы относительно защиты данных в AGRANA можно отправлять по адресу dataprotection@agrana.com.
Тип собираемых персональных данных
Пользование системой информирования является добровольным. Если вы отправляете сообщение, пользуясь системой информирования, мы собираем следующие персональные данные и информацию:
- ваше имя, если вы предпочитаете раскрыть свою личность,
- являетесь ли вы сотрудником AGRANA и
- имена и прочие персональные данные лиц, которых вы перечисляете в своем сообщении, если таковые имеются.
Конфиденциальная обработка сообщений
Входящие сообщения принимаются узким кругом прямо уполномоченных и специально обученных сотрудников департамента AGRANA по организации комплаенс и внутреннему аудиту и всегда обрабатываются в конфиденциальном порядке. Эти сотрудники департамента AGRANA по комплаенс и внутреннему аудиту оценивают суть сообщения и производят то или иное дальнейшее расследование, как того требует специфика рассматриваемого дела.
В процессе обработки сообщения или в рамках специального расследования может возникнуть необходимость поделиться сообщениями с дополнительными сотрудниками AGRANA или сотрудниками других предприятий группы, напр., если эти сообщения относятся к происшедшему в дочерних компаниях. Последние могут базироваться в странах за пределами Европейского Союза или Европейского экономического пространства, которые могут иметь свои, отличающиеся положения о защите персональных данных. В любом случае мы гарантируем соблюдение соответствующих правил защиты данных при такой передаче сообщений.
Все официальные лица, получающие доступ к данным, обязаны соблюдать конфиденциальность.
Права субъектов данных
В соответствии с европейским законодательством о защите данных вы и лица, названные в сообщении, имеете право на доступ, уточнение, стирание, переносимость данных, ограничение обработки и возражение против обработки своих персональных данных. Если имеет место желание воспользоваться правом на возражение против обработки персональных данных, то необходимость хранимых данных для рассмотрения сообщения будет немедленно подвергнута оценке. Данные, которые больше не нужны, будут удалены без излишнего промедления. Вы имеете также право подать жалобу в надзорный орган https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en#member-at.
Срок хранения персональных данных
Персональные данные хранятся до тех пор, пока существует необходимость прояснить ситуацию и произвести заключительную оценку, или же до тех пор, пока существует обоснованный интерес со стороны предприятия либо хранение требуется по закону. После завершения обработки сообщения персональные данные удаляются в соответствии с законодательными требованиями.
Использование системы информирования
Связь между вашим компьютером и системой информирования осуществляется через шифрованное соединение (SSL). Во время использования системы информирования ваш IP адрес не сохраняется. Чтобы поддерживать связь между вашим компьютером и системой BKMS® System, на вашем компьютере хранится файл cookie, который содержит всего лишь идентификатор сеанса (так называемый файл cookie сеанса). Этот файл cookie действует только до окончания сеанса и перестает функционировать после закрытия браузера.
В рамках системы информирования можно зарегистрировать почтовый ящик, защищенный индивидуально выбранным псевдонимом/ именем пользователя и паролем. Эта система сохраняет данные только внутри системы информирования, что делает ее особенно безопасной. Она не является формой регулярного обмена электронными письмами.
Примечание по отправке приложений
При передаче сообщения или дополнения к нему вы можете одновременно отправить приложения в адрес ответственного сотрудника AGRANA. Если вы хотите отправить анонимное сообщение, примите к сведению следующую информацию о безопасности использования: Файлы могут содержать скрытые персональные данные, которые могут поставить под угрозу вашу анонимность. Перед отправкой файла удалите все подобные данные. Если вы не можете удалить эти данные или не знаете, как это сделать, то скопируйте текст из своего приложения и вставьте его в текст сообщения или отправьте распечатанный документ анонимно по указанному в нижнем колонтитуле адресу, указав номер сообщения, полученный в конце процесса отправки сообщения.
Принципы защиты данных
Ограниченное использование
AGRANA Group может использовать персональные данные только для тех целей, для которых они были первоначально собраны, либо для тех, на которые заинтересованное лицо дало впоследствии свое согласие. При этом AGRANA Group должна принять меры для обеспечения того, чтобы персональные данные использовались исключительно для указанной цели и были правильными, полными и актуальными.
Информирование обвиняемых
По запросу AGRANA должна предоставить заинтересованным лицам возможность доступа к хранимым персональным данным, которые их касаются. Кроме того, этим лицам должна быть предоставлена возможность исправить, изменить или удалить недостоверные данные. Ваша личность, т.е. личность информатора, раскрываться не будет. Кроме того, этими правами заинтересованные лица могут воспользоваться только в том случае, если это не ставит под угрозу меры по прояснению ситуации.
Доступ, уточнение, стирание, переносимость и ограничение данных
Информатор и лица, названные в сообщении, имеют право на доступ, уточнение, стирание, переносимость данных и ограничение персональных данных и могут в любое время отозвать хранение своих персональных данных без объяснения причин. В этом случае необходимость хранимых данных для рассмотрения сообщения будет немедленно подвергнута оценке. Данные, которые больше не нужны, будут удалены без излишнего промедления.
Хранение данных
AGRANA хранит сообщения настолько долго, насколько это необходимо для осуществления последующих мер, если существует обоснованный интерес или если хранение данных требуется по закону. Затем сообщения удаляются или анонимизируются, т.е. какие-либо ссылки на вашу личность как информатора и на названных в сообщении лиц будут удалены без возможности восстановления и необратимо.