System zgłoszeniowy AGRANA

Dlaczego należy wysłać zgłoszenie?

Częścią pozytywnej i otwartej kultury firmy jest zgodność z przepisami ustawowymi, normami społecznymi oraz regulacjami wewnątrz firmy. Sukces naszej grupy opiera się na integralności oraz compliance.

Być może dysponujesz wiedzą o szkodliwym działaniu lub ryzykach dla AGRANA. Możesz ograniczyć takie ryzyka, a nawet je wyeliminować.

System nie jest przeznaczony do składania przez klientów zamówień lub skarg na temat produktów i usług. W tym celu należy użyć innych, przeznaczonych do tego kanałów komunikacji. Pamiętaj również, że nie służy on jako system powiadamiania o wypadkach. W sytuacjach alarmowych, na przykład jeśli istnieje bezpośrednie niebezpieczeństwo dla osób albo doszło do uszkodzenia mienia, należy skontaktować się z firmą niezwłocznie i bezpośrednio.

Jakie zgłoszenia są pomocne AGRANA i jak wygląda proces wysyłania zgłoszenia?

Zgłoszenia dotyczące naruszenia prawa i regulacji wewnętrznych są przyjmowane i przekazywane dalej. Możesz również wykorzystać BKMS^® System, by zgłosić rzeczywiste lub potencjalne problemy w AGRANA lub u któregoś z partnerów AGRANA w obszarze praw człowieka lub ochrony środowiska (takie jak prawa związane z pracą dzieci, pracą przymusową, dyskryminacją i skażeniem wód, gruntów lub powietrza).

Podczas procesu zgłaszania otrzymasz szczegółowe informacje na temat możliwych kategorii danego zgłoszenia.

Zgłoszenia można przesyłać w preferowanym języku. System jest dostępny przez całą dobę. Sygnalista może być całkowicie anonimowy, jeśli sobie tego życzy. Jeśli sygnalista zdecyduje, że nie chce ujawnić swojej tożsamości, zapewniona jest poufność, a dane osobowe są chronione.

System umożliwia sygnaliście pozostanie w kontakcie z naszą firmą po przesłaniu zgłoszenia, nawet jeśli wybiera anonimowość. Korzystanie z systemu jest oczywiście bezpłatne dla osoby przesyłającej zgłoszenie.

1. Twoje zgłoszenie zostanie przekazane do pracowników w organizacji compliance oraz do wewnętrznych działów audytowych, gdzie będzie dalej przetwarzane. W ciągu siedmiu dni od otrzymania przez nas zgłoszenia otrzymasz potwierdzenie jego otrzymania przez nas.
2. Referent oceni Twoje zgłoszenie i może przekazać sprawę innemu, specjalnie przeszkolonemu referentowi lub rozpocząć wewnętrzne śledztwo, jeżeli to konieczne, stale zapewniając poufność. Jeżeli utworzono bezpieczną skrzynkę pocztową, referent może się z Tobą skontaktować, a Twoja anonimowość zostanie zachowana.
3. Do rozwiązania zgłaszanych problemów może być podjęcie działań naprawczych. Po uzgodnieniu zakresu działań naprawczych zostają one wdrożone i objęte monitoringiem.
4. Długość procesu w znacznej mierze zależy od okoliczności każdej sprawy i może sięgać od kilku dni i tygodni do kilku miesięcy. W ciągu trzech miesięcy od otrzymania przez nas zgłoszenia otrzymasz wiadomość od referenta. Jeśli w danym momencie jest to możliwe, w wiadomości od referenta znajdą się również informacje o kolejnych środkach, które są planowane lub zostały już podjęte.

Jeżeli chcesz przesłać zgłoszenie na zewnątrz, odeślemy Cię do odpowiedniej instytucji publicznej, takiej jak austriacki „Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung” (Federalny Urząd Zapobiegania i zZwalczania Korupcji).

Nie będą tolerowane żadne represje za zgłoszenia. Jeżeli sygnalista jest zatrudniony w naszej firmie, oznacza to ochronę przed zwolnieniem, degradacją, zawieszeniem, groźbami, zastraszeniem i wszelkimi innymi formami dyskryminacji w odniesieniu do warunków zatrudnienia.

Jeżeli sygnalista jest zatrudniony u partnera biznesowego, będziemy współpracować z tym partnerem w celu zapewnienia dostatecznej ochrony dla sygnalisty.

Jeżeli masz pytania związane z procesem zgłoszenia, skontaktuj się z biurem ds. Compliance w AGRANA poprzez BKMS^® System albo mailem przez: compliancereports@agrana.com.

Jak wygląda proces wysyłania zgłoszenia? Jak stworzyć skrzynkę pocztową?

Aby wysłać zgłoszenie (anonimowe albo imienne), należy kliknąć „Wyślij zgłoszenie” w lewym górnym rogu strony głównej.

Proces zgłaszania składa się z 4 etapów:

1. Najpierw trzeba zapoznać się z informacjami o ochronie anonimowości i wpisać kod bezpieczeństwa.
2. Na kolejnej stronie wybiera się kategorię zgłoszenia.
3. Na stronie zgłoszenia można opisać sprawę własnymi słowami oraz odpowiedzieć na pytania, korzystając z proponowanych odpowiedzi. W polu tekstowym można wpisać do 5000 znaków, co odpowiada jednej stronie tekstu. Razem ze zgłoszeniem można wysłać plik o maksymalnym rozmiarze 5 MB. Należy pamiętać, że dokumenty mogą zawierać informacje na temat autora. Po wysłaniu zgłoszenia zostanie wygenerowany numer referencyjny potwierdzający przekazanie zgłoszenia.
4. Następnie należy stworzyć bezpieczną skrzynkę pocztową. Za pośrednictwem tej skrzynki pocztowej prześlemy wiadomość od osoby zajmującej się zgłoszeniem zawierającą odpowiedzi na pytania oraz informacje o postępie prac nad zgłoszeniem.

Do skonfigurowanej bezpiecznej skrzynki pocztowej można się zalogować, klikając „Login”. Najpierw należy wprowadzić kod bezpieczeństwa.

Jeśli nie podasz danych umożliwiających Twoją identyfikację, technologia BKMS^® System będzie chronić Twoją anonimowość.

Zapewniamy, że jesteśmy zainteresowani wyłącznie zgłaszanymi sprawami. Trzeba ujawniać złe praktyki i zapobiegać stratom finansowym.

Jak otrzymać wiadomość od referenta i jednocześnie zachować anonimowość?

Nadrzędną zasadą procedur stosowanych w BKMS^® jest ochrona osoby przesyłającej zgłoszenie. Systemowa funkcja ochrony anonimowości jest certyfikowana przez niezależny podmiot.

Aby skonfigurować bezpieczną skrzynkę pocztową, należy wybrać pseudonim / nazwę użytkownika oraz hasło. Anonimowe zgłaszanie jest możliwe dzięki szyfrowaniu oraz innym specjalnym procedurom bezpieczeństwa. Na żadnym etapie procesu zgłaszania nie jest wymagane podanie informacji osobistych. Nie należy wysyłać informacji umożliwiających ustalenie tożsamości osoby wysyłającej zgłoszenie. Nie należy wysyłać zgłoszenia z komputera służbowego.

Za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki pocztowej osoba przetwarzająca zgłoszenie prześle informacje zwrotne dotyczące zgłoszenia lub zwróci się do Ciebie z pytaniami, aby ustalić ewentualne niejasne szczegóły – odbywa się to anonimowo. W całym procesie jesteśmy zainteresowani przede wszystkim zgłoszeniami, które pozwalają zapobiec szkodom, a nie konkretnie Twoją osobą w roli sygnalisty.

Zgłoszenia są przesyłane zaszyfrowanym połączeniem (https) i zapisywane na zabezpieczonym serwerze. Adres IP komputera nie jest przechowywany.