Privacybeleid
We nemen gegevensbescherming en vertrouwelijkheid heel serieus en houden ons aan de bepalingen van de Europese Algemene Verordening voor gegevensbescherming (AVG) en de geldende nationale voorschriften voor gegevensbescherming. Lees deze informatie over gegevensbescherming zorgvuldig door voordat u een melding afgeeft.
Doel en wettelijke grondslag van het klokkenluiderssysteem
Het klokkenluiderssysteem (BKMS® System) dient voor het veilig en vertrouwelijk ontvangen, verwerken en beheren van meldingen betreffende inbreuken op de nalevingsregels van Intersnack GmbH & Co. KG. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van BKMS® System is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van ons bedrijf in het opsporen en voorkomen van schendingen en het daardoor voorkomen van schade voor Intersnack GmbH & Co. KG, haar werknemers en klanten. De wettelijke grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens is artikel 6 (1) (f) van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Verantwoordelijke partijen
De partijen die verantwoordelijk zijn voor gegevensbescherming in het klokkenluiderssysteem zijn
- Intersnack GmbH & Co. KG en
- haar dochterondernemingen
als partijen met wederzijds autonome verantwoordelijkheid (hierna ook: “Intersnack GmbH & Co. KG”). Het klokkenluiderssysteem wordt beheerd door een gespecialiseerd bedrijf, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München in Duitsland, namens Intersnack GmbH & Co. KG.
Persoons- en andere gegevens die in het klokkenluiderssysteem worden ingevoerd, worden opgeslagen in een database die door EQS Group GmbH wordt beheerd en die in een streng beveiligd gegevenscentrum wordt gehost. Alleen Intersnack GmbH & Co. KG heeft toegang tot de gegevens. EQS Group GmbH en andere derde partijen hebben geen toegang tot de gegevens. Dit wordt in een gecertificeerde procedure gewaarborgd door middel van uitgebreide technische en organisatorische maatregelen.
Alle gegevens worden versleuteld opgeslagen met meerdere niveaus van wachtwoordbeveiliging volgens een systeem van machtigingen, zodat toegang beperkt is tot een zeer kleine groep personen bij Intersnack GmbH & Co. KG die specifiek daartoe bevoegd zijn.
Intersnack GmbH & Co. KG heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Vragen over gegevensbescherming bij Intersnack GmbH & Co. KG kunnen worden gemaild naar datenschutz@intersnackgroup.com.
Type verzamelde persoonsgegevens
Het gebruik van het klokkenluiderssysteem gebeurt op vrijwillige basis. Als u een melding via het klokkenluiderssysteem afgeeft, verzamelen wij de volgende persoons- en andere gegevens:
- Uw naam, als u uw identiteit bekend wilt maken.
- Of u een werknemer van Intersnack GmbH & Co. KG bent.
- De namen en andere persoonsgegevens van personen die in uw melding vermeld zijn, indien van toepassing.
Vertrouwelijke behandeling van meldingen
Binnenkomende meldingen worden ontvangen door een kleine groep uitdrukkelijk geautoriseerde en speciaal opgeleide medewerkers van de nalevingsorganisatie van Intersnack GmbH & Co. KG en worden altijd vertrouwelijk behandeld. De medewerkers van de nalevingsorganisatie van Intersnack GmbH & Co. KG evalueren de kwestie en voeren indien door de specifieke kwestie vereist verder onderzoek uit.
Tijdens het verwerken van een melding of het uitvoeren van een speciaal onderzoek kan het nodig zijn om meldingen te delen met andere werknemers van Intersnack GmbH & Co. KG of werknemers van andere bedrijven van de groep, bijv. als de meldingen betrekking hebben op voorvallen in dochterondernemingen. Deze laatste kunnen gevestigd zijn in een land buiten de Europese Unie of buiten de Europese Economische Ruimte, met een andere wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Wanneer we meldingen met anderen delen, zorgen we er altijd voor dat de toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming worden gevolgd.
Alle personen die toegang krijgen tot de gegevens, zijn verplicht om de gegevens vertrouwelijk te behandelen.
Informatie over de beschuldigde
We zijn wettelijk verplicht om elke persoon die in een melding wordt beschuldigd, daarvan op de hoogte te brengen zodra het bekendmaken van deze informatie het onderzoek niet meer in gevaar brengt. Uw identiteit als klokkenluider wordt niet kenbaar gemaakt, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.
Rechten van de betrokkenen
Volgens de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u - en ook de personen die in de melding zijn genoemd - recht op toegang, rectificatie, verwijdering en beperking van verwerking van uw persoonsgegevens alsook het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Als er sprake is van het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van persoonsgegevens, zullen we onmiddellijk analyseren of de opgeslagen gegevens nodig zijn voor het onderzoek van de melding. Gegevens die niet langer vereist zijn, worden onmiddellijk verwijderd. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
Bewaartermijn van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de situatie te verduidelijken en een afsluitende evaluatie uit te voeren of zolang er een legitiem belang bestaat voor het bedrijf of indien bewaring wettelijk vereist is. Nadat de verwerking van de melding is afgerond, worden deze gegevens verwijderd volgens de wettelijke voorschriften.
Gebruik van het klokkenluiderssysteem
Communicatie tussen uw computer en het klokkenluiderssysteem gebeurt via een versleutelde verbinding (SSL). Uw IP-adres wordt niet opgeslagen tijdens uw gebruik van het klokkenluiderssysteem. Om de verbinding tussen uw computer en BKMS® System te behouden, wordt op uw computer een cookie opgeslagen die alleen de sessie-ID bevat (een zogeheten sessiecookie). Deze cookie is uitsluitend geldig tot het einde van uw sessie en vervalt wanneer u uw browser sluit.
U kunt binnen het klokkenluiderssysteem een postbus instellen die is beveiligd met een individueel gekozen pseudoniem/gebruikersnaam en wachtwoord. Hiermee kunt u meldingen naar de respectievelijk verantwoordelijke Intersnack GmbH & Co. KG medewerker sturen, ofwel met naam, of op een anonieme, veilige manier. Dit systeem slaat uitsluitend gegevens op binnen het klokkenluiderssysteem, wat het bijzonder veilig maakt. Het is geen vorm van gewone e-mailcommunicatie.
Opmerking over het verzenden van bijlagen
Bij het afgeven van een melding of een aanvulling kunt u tegelijkertijd bijlagen naar de verantwoordelijke Intersnack GmbH & Co. KG medewerker sturen. Houd rekening met het volgende advies over de beveiliging van gegevens als u een anonieme melding wilt afgeven: Bestanden kunnen verborgen persoonlijke informatie bevatten die uw anonimiteit in gevaar kan brengen. Verwijder dergelijke informatie voordat u een bestand verzendt. Indien u niet in staat bent deze gegevens te verwijderen of u twijfelt over hoe u dit moet doen, kopieer dan de tekst van uw bijlage naar uw meldingstekst of verzend het afgedrukte document anoniem naar het adres dat in de voetnoot vermeld staat, waarbij u het referentienummer vermeldt dat u aan het einde van het meldingsproces ontvangt.
Versie: Juli 2021