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Was ist das Intersnack Hinweisgebersystem?

Bei dem Intersnack Hinweisgebersystem handelt es sich um ein webbasiertes Hinweisgebersystem der EQS Group AG. EQS Group AG ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Berlin. (www.eqs.bkms-system.com). Intersnack Group GmbH & Co. KG (Intersnack Group) stellt das Intersnack Hinweisgebersystem ihren Mitarbeitern, aber auch Kunden und Geschäftspartnern zur Verfügung, wenn diese Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von rechtlichen oder unternehmensinternen Regeln haben und eine persönliche Ansprache dem Hinweisgeber nicht geeignet erscheint. Mitteilungen können namentlich oder anonym erfolgen.

Warum sollte ich eine Meldung abgeben?

Zu einer positiven und offenen Unternehmenskultur gehört die Einhaltung rechtlicher und unternehmensinterner Regeln.

Vielleicht haben Sie Kenntnis von schädigenden Verhaltensweisen oder Risiken, die das Unternehmen gefährden. Durch Ihren Hinweis helfen Sie, Verstöße frühzeitig aufzudecken und Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Damit leisten sie einen Beitrag, den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens und das Fortbestehen seiner Arbeitsplätze zu sichern.

Welche Meldungen helfen?

Melden Sie Verstöße gegen geltende Gesetze, Richtlinien oder Verhaltensgrundsätze, wie z.B.:

• Straftaten und bußgeldbewährte Verstöße wie Korruption, Betrug, Untreue, Diebstahl und Unterschlagung, Verrat von Geschäftsgeheimnissen
• Verstöße gegen das Wettbewerbs- und Kartellrecht
• Verletzung von Menschenrechten
• Schwerwiegende Verstöße gegen den Code of Conduct oder Unternehmensrichtlinien.

Bitte bedenken Sie, dass sämtliche Angaben, die Sie machen, zu Entscheidungen führen können, die für die Mitarbeiter der Intersnack Group und Dritte Konsequenzen haben können. Daher bitten wir Sie, nur solche Sachverhalte mitzuteilen, die nach bestem Wissen richtig und vollständig sind.

Bitte sehen Sie von Anfragen oder Beschwerden zu Produkten über dieses System ab. Das Hinweisgebersystem ist ebenfalls nicht das richtige Mittel, um allgemeine Konflikte mit Vorgesetzten bzw. Kollegen oder allgemeine Befindlichkeiten zu eskalieren.

Ich habe von einem möglichen Compliance-Verstoß erfahren. Bin ich verpflichtet diesen über das Intersnack Hinweisgebersystem zu melden?

Die Geschäftsgrundsätze der Intersnack Group sehen keine Pflicht zur Meldung von Compliance-Verstößen vor. Gleichwohl möchten wir insbesondere unsere Mitarbeiter, aber auch unsere Geschäftspartner, ausdrücklich ermutigen, Verdachtsmomente auf Verstöße gegen unseren Code of Conduct, Unternehmensrichtlinien oder Gesetze zu benennen. Die Compliance-Abteilung wird Meldungen stets sorgsam und fair prüfen und vertraulich behandeln.

Sollte ich meine Mitteilung im Hinweisgebersystem besser namentlich oder anonym abgeben?

Es bestehen beide Möglichkeiten. Auch bei anonymen Mitteilungen können Sie nach Abgabe eines Hinweises über einen geschützten Postkasten im System Nachrichten empfangen und hinterlassen. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass die Aufklärung von Vorgängen bei namentlicher Abgabe des Hinweises in vielen Fällen schneller und effektiver verläuft.

Ist das Intersnack Hinweisgebersystem sicher?

Bei dem Intersnack Hinweisgebersystem handelt es sich um ein zertifiziertes und standardisiertes System mit höchstmöglicher Daten- und Zugriffssicherheit. Es besteht eine gesicherte Verbindung und die Inhalte werden verschlüsselt. Ein Zugriff von Externen, einschließlich der EQS Group AG, ist nicht möglich. Das System und das Hochsicherheitsrechenzentrum sind gemäß ISO 27001 zertifiziert. Das Hosting erfolgt im Rechenzentrum der Sicherheitsklasse Tier 3+ in Deutschland. Meldungen können nicht zurückverfolgt werden. Theoretisch können IT-Fachkräfte im Unternehmens erkennen, ob Mitarbeiter die Website des Hinweisgebersystems aufgerufen haben, nicht aber, ob eine Meldung abgegeben wurde. Wenn Sie als Hinweisgeber auch diese Möglichkeit ausschließen möchten, nutzen Sie einen Rechner oder ein mobiles Endgerät außerhalb des Unternehmensnetzwerks.

Wie läuft eine Meldung ab, wie richte ich einen Postkasten ein?

Wenn Sie eine namentliche oder eine anonyme Meldung senden möchten, klicken Sie oben auf unserer Einführungsseite den Button „Meldung abgeben“.

Der Meldeprozess umfasst 4 Schritte:

1. Zunächst werden Sie gebeten, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen sowie eine Sicherheitsabfrage zu beantworten.
2. Auf der folgenden Seite werden Sie nach dem Schwerpunkt Ihrer Meldung gefragt.
3. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten und beantworten Fragen zum Fall über eine einfache Antwortauswahl. Für den freien Text haben Sie 5.000 Zeichen zur Verfügung, was einer vollgeschriebenen Seite entspricht. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch eine Datei mit einer Größe von bis zu 5 MB senden. Nach Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie eine Referenznummer als Beleg, dass Sie diese Meldung gesendet haben.
4. Im Anschluss richten Sie sich bitte Ihren eigenen, geschützten Postkasten ein. Über diesen erhalten Sie von uns Rückmeldungen, beantworten Fragen und werden über den Fortgang Ihres Hinweises informiert.

Falls Sie bereits einen geschützten Postkasten haben, gelangen Sie direkt über den Button „Login“ zu diesem Postkasten. Auch hier müssen Sie zunächst die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Solange Sie selbst keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt das Intersnack Hinweisgebersystem Ihre Anonymität technisch.

Wie bekomme ich eine Rückmeldung und bleibe dennoch anonym?

Oberstes Prinzip des hier verwendeten Intersnack Hinweisgebersystem ist der Schutz des Hinweisgebers. Die Funktionalität der Anonymitätswahrung ist von unabhängiger Stelle zertifiziert.

Bei der Einrichtung Ihres geschützten Postkastens wählen Sie Pseudonym/Benutzername und Kennwort selbst. Diese Zugangsdaten sind für niemanden außer Ihnen selbst sichtbar. Bei Verlust Ihrer Zugangsdaten geben Sie bitte eine neue Meldung ab und richten einen neuen Postkasten ein. Bitte geben Sie möglichst die Referenznummer Ihrer alten Meldung an. Da es sich um einen neuen Postkasten handelt, sind hier die Inhalte Ihrer alten Meldung nicht vorhanden.

Ihre Meldung wird durch Verschlüsselungs- und spezielle Sicherheitsroutinen anonym gehalten. Wenn Sie Ihre Meldung anonym abgeben, müssen Sie keine persönlichen Angaben machen. Geben Sie keine Daten ein, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Bitte verwenden Sie für Ihre Meldung kein technisches Endgerät, wie zum Beispiel PC oder Smartphone, das von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird.

Über den geschützten Postkasten wird Ihnen ein Bearbeiter Rückmeldung geben, was mit Ihrem Hinweis geschieht, oder Fragen stellen, falls Einzelheiten noch unklar sein sollten – Sie bleiben auch während des Dialogs anonym.

Was passiert, nachdem ich einen Hinweis im System abgegeben habe?

Nach Abgabe eines Hinweises erhält der Compliance Bereich der Intersnack Group GmbH & Co. KG eine Nachricht über den Eingang. Als Hinweisgeber werden Sie über den Eingang der Meldung benachrichtigt. Daraufhin erfolgt eine sorgfältige Prüfung des Sachverhaltes. Zur Prüfung des Sachverhalts werden je nach Fall weitere Unternehmensbereiche wie beispielsweise die interne Revision involviert. Unter Umständen bedienen wir uns zur Aufklärung auch externer Unterstützung durch spezialisierte Dienstleister oder Rechtsanwälte. In jedem Fall werden wir den Hinweis mit größtmöglicher Vertraulichkeit behandeln. In gutem Glauben handelnde Hinweisgeber schützen wir vor jeglicher Art der Benachteiligung. Gleichermaßen schützen wir auch Mitarbeiter oder Geschäftspartner vor unberechtigten Vorwürfen. Wir informieren Hinweisgeber über den Stand der Untersuchung, auch wenn nicht immer alle Einzelheiten mitteilen können.