Spregovorite!

Kaj je sistem za žvižgače podjetja Intersnack?

Sistem za žvižgače podjetja Intersnack je spletni sistem za žvižgače iz podjetja EQS Group AG. EQS Group AG je nemško podjetje s sedežem v Berlinu (www.eqs.bkms-system.com). Intersnack Group GmbH & Co. KG (Intersnack Group) zagotavlja sistem za žvižgače podjetja Intersnack svojim zaposlenim in tudi svojim strankam ter poslovnim partnerjem za primere, da so ti zaskrbljeni glede skladnosti z zakonodajo ali notranjimi pravili podjetja in se jim poročanje o tem osebno ne zdi ustrezno. Sporočila je mogoče poslati z imenom ali anonimno.

Zakaj naj pošljem sporočilo?

Skladnost z zakoni in notranjimi pravili podjetja je del pozitivne in odprte kulture podjetja.

Morda veste za škodljivo vedenje ali tveganja, ki ogrožajo naše podjetje. Če nam o tem pošljete sporočilo, nam to lahko pomaga že zgodaj odkriti kršitve in preprečiti škodo za podjetje. To prispeva tudi k dolgoročnemu uspehu podjetja in trajnemu zagotavljanju zaposlitev.

Katere vrste sporočil so koristne?

Sporočila o kršitvah veljavne zakonodaje, pravil ali kodeksa ravnanja, kot so:

• kazniva dejanja in kršitve, kaznovane z globami, kot so korupcija, goljufija, zloraba zaupanja, kraja in poneverba, razkritje poslovnih skrivnosti
• kršitve pravil konkurenčnosti in protikartelne zakonodaje
• kršenje človekovih pravic
• večje kršitve kodeksa ravnanja ali pravil podjetja

Prosimo, upoštevajte, da lahko vsaka informacija, ki jo pošljete, povzroči posledice za druge zaposlene skupine Intersnack Group ali tretje osebe. Zato vas prosimo, da pošljete samo informacije, ki so po vašem mnenju pravilne in popolne.

Prosimo, da tega sistema ne uporabljate za poizvedbe ali pritožbe glede naših izdelkov ali storitev. Sistem za žvižgače tudi ni primerno orodje za stopnjevanje splošnih konfliktov z nadrejenimi ali kolegi ali za splošno občutljive situacije.

Znana mi je morebitna kršitev skladnosti. Ali je moja dolžnost, da jo sporočim s sistemom za žvižgače podjetja Intersnack?

Pravila skupine Intersnack Group ne vsebujejo dolžnosti sporočanja kršitev skladnosti. Vseeno želimo izrecno spodbujati svoje zaposlene in svoje poslovne partnerje, da nas obveščajo o morebitnih kršitvah našega kodeksa ravnanja, pravil našega podjetja in/ali zakonodaje. Oddelek za skladnost bo vsako sporočilo obravnaval skrbno in pošteno ter vse zadeve obravnaval zaupno.

Ali je pri pošiljanju sporočila bolje, da ga s sistemom za žvižgače pošljem v svojem imenu ali anonimno?

Na voljo sta obe možnosti. Tudi če sporočilo pošljete anonimno, lahko v sistemu ustvarite zaščiten poštni predal za pošiljanje in sprejemanje sporočil. Vendar pa so izkušnje pokazale, da se dogodki raziskujejo hitreje in učinkoviteje, če žvižgači navedejo svoje ime.

Ali je sistem za žvižgače podjetja Intersnack varen?

Sistem za žvižgače podjetja Intersnack je certificiran in standardiziran sistem z najvišjo možno stopnjo varnosti podatkov ter dostopa. Povezava je varna, vsebina pa šifrirana. Zunanje stranke ne morejo pridobiti dostopa, to velja tudi za EQS Group AG. Sistem in močno zavarovano podatkovno središče imata certifikat po standardu ISO 27001. Storitev je gostovana v podatkovnem središču z ravnjo varnosti 3+ v Nemčiji. Sporočilom ni mogoče slediti do njihovega izvora. Zaposleni na področju IT v podjetju lahko teoretično ugotovijo, ali so ali niso drugi zaposleni obiskali spletno mesto sistema za žvižgače, ne pa tudi, ali je bilo poslano sporočilo. Če bi se kot žvižgač želeli izogniti tudi tej možnosti, lahko uporabite računalnik ali mobilno napravo zunaj omrežja podjetja.

Kakšen je postopek za pošiljanje sporočila? Kako ustvarim poštni predal?

Če želite poslati sporočilo (z imenom ali anonimno), kliknite gumb »Pošiljanje sporočila« zgoraj na uvodni strani.

Postopek sporočanja ima 4 korake:

1. Najprej boste pozvani, da preberete informacije o zaščiti svoje anonimnosti in odgovorite na varnostno vprašanje.
2. Na naslednji strani boste izbrali vrsto nepravilnosti za svoje sporočilo.
3. Na strani s sporočilom lahko sporočilo zapišete z lastnimi besedami in odgovarjate na vprašanja o primeru s preprostim izbiranjem odgovorov. V polje za prosto besedilo lahko zapišete do 5000 znakov, kar je približno ena polna stran. Pošljete lahko tudi datoteko velikosti do 5 MB v podporo svojemu sporočilu. Po pošiljanju sporočila boste prejeli referenčno oznako sporočila kot potrdilo, da je bilo vaše sporočilo poslano.
4. Na koncu boste pozvani, da si ustvarite svoj zaščiten poštni predal. Prek tega poštnega predala boste prejemali naša povratna sporočila, vključno z odgovori na vprašanja in informacijami o napredku sporočila.

Če že imate zaščiten poštni predal, lahko do njega dostopate neposredno z gumbom »Prijava«. Tudi pri dostopu v že ustvarjen poštni predal boste morali najprej odgovoriti na varnostno vprašanje.

Če ne vnesete osebnih podatkov, ki bi omogočali vašo identifikacijo, bo tehnologija sistema za žvižgače podjetja Intersnack ščitila vašo anonimnost.

Kako lahko hkrati prejmem povratno sporočilo in ohranim svojo anonimnost?

Pri uporabljenem procesu sistema za žvižgače podjetja Intersnack je zaščita žvižgačev izredno pomembna. Funkcijo zaščite anonimnosti v sistemu je potrdil neodvisni organ.

Ko ustvarjate zaščiten poštni predal, izberite svoj vzdevek/uporabniško ime in geslo. Ti podatki za dostop niso vidni nikomur drugemu razen vam. Če svoje podatke za prijavo izgubite, pošljite novo sporočilo in ustvarite nov poštni predal. Če je mogoče, navedite referenčno oznako svojega izvirnega sporočila. V novem poštnem predalu ne bo vsebin, povezanih z vašim izvirnim sporočilom.

Vaše sporočilo ohranjamo anonimno s šifriranjem in posebnimi zaščitnimi ukrepi. Če sporočilo pošiljate anonimno, vas ne bomo nikoli prosili za osebne informacije. Ne pošiljajte informacij, ki bi jih bilo mogoče povezati z vami. Če želite zagotoviti svojo anonimnost, za pošiljanje sporočila ne uporabljajte nobenega pripomočka, na primer računalnika ali pametnega telefona, ki vam ga je dal na voljo delodajalec.

V zaščitenem poštnem predalu vam bo preiskovalec poslal povratno sporočilo o nadaljnji obdelavi vašega sporočila ali vam postavil vprašanja, če so podrobnosti nejasne. Med tem dialogom boste ostali anonimni.

Kaj se zgodi, ko v sistemu pošljem sporočilo?

Ko pošljete sporočilo, oddelek za skladnost podjetja Intersnack Group GmbH & Co. KG prejme obvestilo o novem sporočilu. Kot žvižgač prejmete obvestilo, da je bilo vaše sporočilo prejeto. Potem se bo poročilo skrbno obravnavalo. Odvisno od značilnosti zadeve se v obravnavo se lahko vključijo tudi drugi oddelki podjetja, na primer oddelek interne revizije. Pod določenimi pogoji v obravnavo zadeve vključimo tudi zunanje vire kot npr. svetovalce, ki nudijo strokovne storitve, ali odvetnike. Sporočila se vedno obravnavajo z največjo možno mero zaupnosti. Žvižgači, ki ravnajo v dobri veri, so zaščiteni pred vsemi oblikami diskriminacije. Istočasno pa tudi svoje zaposlene in poslovne partnerje ščitimo pred neupravičenimi obtožbami. Žvižgače redno obveščamo o stanju obravnave, tudi če ne moremo vedno razkriti vseh podrobnosti.