Speak up!

Hva er Intersnack varslingssystem?

Varslingssystemet Intersnack er et nettbasert varslingssystem fra EQS Group AG. EQS Group AG er et tysk selskap med hovedkvarter i Berlin. (www.eqs.bkms-system.com). Intersnack Group GmbH & Co. KG (Intersnack Group) tilbyr Intersnack-varslingssystem for sine ansatte og kunder og forretningspartnere i tilfelle de er bekymret for mangel på etterlevelse av lovfestede eller firmainterne regler og det egner seg ikke å melde disse bekymringene personlig. Meldinger kan sendes inn med navn eller anonymt.

Hvorfor bør jeg sende inn en melding?

Etterlevelse av lovfestede og firmainterne regler, er del av en positiv og åpen firmakultur.

Kanskje du er oppmerksom på skadelig oppførsel eller risikoer som setter firmaet i fare. Ved å sende en melding, kan du hjelpe oss å oppdage brudd tidlig og forhindre skade for firmaet. Dette bidrar til å sikre langvarig suksess for firmaet og beskytter kontinuerlig firmaets arbeidsplasser.

Hva slags melding er til nytte?

Meld i fra overtredelser av gjeldende lovverk, regler eller atferdsregler som:

• Forbrytelser og brudd framtvinget med administrasjonsbøter, som korrupsjon, svindel, tillitsbrudd, tyveri og underslag, avsløre driftshemmeligheter
• Overtredelser av konkurranse- og monopolforebyggende lovgivning
• Brudd på menneskerettigheter
• Alvorlige brudd på firmaets regler eller våre etiske retningslinjer

Husk at all informasjon du sender inn kan påvirke avgjørelser som har konsekvenser for ansatte hos Intersnack Group eller tredjeparter. På grunn av dette, ber vi deg om å kun sende inn informasjon som er riktig og fullstendig.

Ikke bruk dette systemet for forespørsler eller klager om produkter eller tjenester. Varslingssystemet er også ikke et egnet verktøy for eskalering av generelle konflikter med arbeidsledere eller kolleger eller for andre sensitive situasjoner.

Jeg har oppdaget en mulig brudd på etterlevelse. Er jeg forpliktet til å rapportere dette via Intersnack-varslingssystem?

Reglene til Intersnack Group forplikter ingen til å rapportere brudd på etterlevelse. Men vi vil uttrykkelig oppfordre våre ansatte og forretningspartnere til å informere oss om mulige brudd på regelverk, atferdsregler eller våre firmaregler og/eller regelverk. Complianse-avdelingen vil alltid undersøke meldinger nøye, rettferdig og behandler alle saker med hensyn til taushetsplikt.

Er det bedre å inkludere navnet mitt eller sende inn meldingen anonymt?

Begge valgene er tilgjengelig. Til og med når en anonym melding er sendt inn, kan du konfigurere en sikre postkasse i systemet for å sende og motta meldinger. Men, vår erfaring tilsier at undersøkelse av ulykker er vanligvis raskere og mer effektiv når varslere oppgir navnet sitt.

Er Intersnack-varslingssystem sikker?

Intersnack-varsslingssystem er et sertifisert og standardisert system med høyest sikkerhet for data og tilgang. Tilkoblingen er sikker og innholdet kryptert. Ingen eksterne aktører har tilgang, inkludert EQS Group AG. Systemet og høysikkerhets-datasenteret er sertifisert i henhold til ISO 27001. Tjenesten driftes i et nivå 3+ datasenter i Tyskland. Meldinger kan ikke spores tilbake til deres opprinnelse. Teoretisk sett kan firmaets IT-avdeling se hvorvidt ansatte har brukt nettsiden for varslingssystemet, men ikke om en melding er sendt inn. Hvis du som en varsler ønsker å forhindre dette, du kan bruke en datamaskin eller en mobilenhet utenfor firmaets nettverk.

Hvordan er prosessen for å sende inn en melding? Hvordan oppretter jeg en postkasse?

Hvis du ønsker å sende inn en melding (enten ved navn eller anonymt), klikk på «send melding»-knappen øverst på introduksjonssiden vår.

Prosessen til innsending av melding består av 4 trinn:

1. Først blir du bedt om å lese litt informasjon om beskyttelse av din anonymitet og besvare et sikkerhetskontroll.
2. På den neste siden vil du bli spurt om kategorien for meldingen din.
3. På meldingssiden kan du utdype meldingen med dine egne ord og svare på spørsmål om saken ved ganske enkelt å velge ut svar. Du kan skrive opptil 5000 tegn i fritekstfeltet, dette tilsvarer en hel side. Du kan også sende en fil med størrelse på opptil 5 MB som vedlegg til meldingen. Etter at du har sendt inn meldingen din, vil du få et referansenummer som bekrefter at meldingen er sendt.
4. Til sist vil du bli bedt om å oprette din egne sikre postkasse. Du vil motta tilbakemelding fra oss via denne postkassen, inkludert svar på spørsmål og informasjon om fremgangen for meldingen din.

Hvis du allerede har en sikker postkasse, får du tilgang til den direkte via «Login»-knappen. Når du bruker en tidligere opprettet postkasse, vil du også først måtte svare på en sikkerhetskontroll.

Med mindre du oppgir personlig informasjon som kan identifisere deg, vil teknologien i Intersnack-varslingssystemet beskytte anonymiteten din.

Hvordan kan jeg motta tilbakemelding og likevel forbli anonym?

Intersnack-varslingssystem behandler brukte steder som det legges ytterst stor vekt på å beskytte varsleren. Systemets funksjon for beskyttelse av anonymitet er sertifisert av et uavhengig organ.

Når du oppretter en sikret postkasse, vennligst velg ditt eget pseudonym/brukernavn og passord. Disse ID-ene er ikke synlige for noen andre enn deg selv. Hvis du mister dine påloggingsdata, må du sende inn en ny melding og opprette en ny postkasse. Hvis mulig må du angi referansenummeret til din tidligere melding. Den nye postkassen vil ikke ha noe innhold som er forbundet med din tidligere melding.

Meldingen din holdes anonym gjennom kryptering og spesialiserte sikkerhetstiltak. Du vil aldri bli spurt om personlig informasjon hvis du sender inn en melding anonymt. Ikke send informasjon som kan spores tilbake til deg. Hvis du vil forsikre anonymitet, ikke bruk noen enhet som en PC eller en smarttelefon som arbeidsgiveren din har stilt til disposisjon til å sende inn din melding med.

Via en sikret postkasse vil en saksbehandler gi deg tilbakemelding om den videre behandlingen av din melding eller stille deg spørsmål dersom noen detaljer fortsatt er uklare. Du forblir også anonym under dialogen.

Hva skjer etter jeg har sendt inn meldingen til systemet?

Compliance-avdelingen hos Intersnack Group GmbH & Co. KG mottar et varsel om den nye meldingen etter du har sendt den. Som varsler vil du bli informert om meldingen er mottatt. Melding vil da bli undersøkt nøye. Avhengig av situasjonen, kan andre avdelinger i firmaet, som Internal Audit (internalrevisjon), involveres i undersøkelsen, avhengig av saken. Avhengig av omstendighetene i saken, bruker vi eksterne ressurser fra spesialiserte tjenesteleverandører eller advokater i undersøkelsen vår. Meldingen vil alltid bli håndtert så taushetsbelagt som mulig. Varslere med gode hensikter beskyttes fra all type diskriminering. Samtidig som vi også beskytter våre ansatte og forretningspartnere fra urettferdige anklagelser. Vi holder varslere informert om undersøkelsens status, selv om det ikke alltid er mulig å dele detaljene.