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Qu'est-ce que le système de recueil d'alerte Intersnack ?

Le système de recueil d'alerte Intersnack est un système de recueil d'alerte sur Internet géré par EQS Group AG. EQS Group AG est une entreprise allemande dont le siège est à Berlin (www.eqs.bkms-system.com). Intersnack Group GmbH & Co. KG (Intersnack Group) met le système de recueil d'alerte Intersnack à la disposition de ses employés ainsi que de ses clients et partenaires commerciaux au cas où ils auraient des inquiétudes quant au respect des lois ou des politiques internes de l'entreprise et où il leur semblerait inapproprié de les signaler personnellement. Les alertes peuvent être soumises nominativement ou de façon anonyme.

Pourquoi devrais-je soumettre une alerte ?

La conformité à la législation et aux politiques internes de l'entreprise fait partie d'une culture d'entreprise ouverte et positive.

Vous avez peut-être connaissance d'un comportement préjudiciable ou de risques qui mettent l'entreprise en péril. En soumettant une alerte, vous nous aiderez à mettre en lumière les violations à un stade précoce et à éviter tout préjudice qui pourrait être causé à l'entreprise. Cela contribue au succès à long terme de l'entreprise et protège la pérennité de ses emplois.

Quel type d'alerte est utile ?

Alerter sur des violations de lois, infractions à des politiques ou au code de conduite, à savoir par exemple :

• Crimes et violations sanctionnés par des amendes administratives et/ou pénales, comme la corruption, la fraude, l'abus de confiance, le vol et le détournement de fonds, la divulgation de secrets d'entreprise
• Violations du droit de la concurrence et des lois antitrust
• Violations des droits de l'homme
• Violations graves du code de conduite ou des politiques de l'entreprise

Veuillez garder à l'esprit que toutes les informations que vous soumettez peuvent entraîner des décisions pouvant avoir des conséquences pour les employés du Groupe Intersnack ou de tiers. Pour cette raison, veuillez uniquement soumettre des informations qui sont correctes et complètes au mieux de votre connaissance.

Veuillez ne pas utiliser ce système pour émettre des demandes ou des réclamations relatives à des produits ou services. Le système de recueil d'alerte n'est pas non plus le bon outil pour exacerber des conflits généraux avec des supérieurs ou des collègues ou pour des situations sensibles de façon générale.

J'ai eu connaissance d'une possible violation des règles de conformité. Suis-je obligé de la signaler dans le système de recueil d'alerte Intersnack ?

Les politiques d'Intersnack Group n'imposent pas l'obligation de signaler les violations des règles de conformité. Néanmoins, nous souhaitons encourager expressément nos employés et nos partenaires commerciaux à nous informer de toute violation présumée de notre code de conduite, de nos politiques d'entreprise et/ou de la loi. Le service Conformité examinera toujours les alertes avec soin et traitera tous les cas de manière équitable et confidentielle.

Est-il préférable de mentionner mon nom ou de soumettre l'alerte de manière anonyme dans le système de recueil d'alerte ?

Les deux options sont admises. Même si vous soumettez une alerte anonyme, vous pouvez installer une boîte de dialogue protégée dans le système pour envoyer et recevoir des messages. Toutefois, l'expérience a montré que l'enquête sur les incidents est souvent plus rapide et plus efficace lorsque les lanceurs d'alerte donnent leur nom.

Le système de recueil d'alerte Intersnack est-il sécurisé ?

Le système de recueil d'alerte Intersnack est un système certifié et normalisé offrant la plus haute sécurité possible en matière de données et d'accès. La connexion est sécurisée et le contenu est chiffré. Aucune tierce partie n'y a accès, y compris EQS Group AG. Le système et le centre de données de haute sécurité sont certifiés conformes à la norme ISO 27001. Le service est hébergé dans un centre de données de niveau de sécurité Tier 3+ en Allemagne. Les alertes ne peuvent pas être retracées jusqu'à leur origine. En théorie, le personnel informatique de l'entreprise peut dire si des employés ont accédé au site Internet du système de recueil d'alerte, mais pas si une alerte a été soumise. Si, en tant que lanceur d'alerte, vous souhaitez également empêcher cette possibilité, vous pouvez utiliser un ordinateur ou un appareil mobile en dehors du réseau de l'entreprise.

Quelle est la procédure à suivre pour soumettre une alerte ? Comment dois-je procéder pour installer une boîte de dialogue ?

Si vous souhaitez soumettre une alerte (nommément ou de manière anonyme), cliquez sur le bouton « Soumettre une alerte » en haut de notre page d'introduction.

Le processus d'alerte se compose de 4 étapes :

1. Tout d'abord, il vous sera demandé de lire quelques informations sur la protection de votre anonymat et de répondre à une question de sécurité.
2. Sur la page suivante, il vous sera demandé quelle est la catégorie de votre alerte.
3. Sur la page d'alerte, vous pouvez expliciter en détail votre alerte avec vos propres mots et répondre aux questions sur le cas en sélectionnant simplement les réponses. Vous pouvez saisir jusqu'à 5 000 caractères dans le champ de texte libre, soit l'équivalent d'une page entière. Vous pouvez également soumettre un fichier faisant jusqu'à 5 Mo pour étayer votre alerte. Après la soumission de votre alerte, vous allez recevoir un numéro de référence qui confirmera que votre alerte a bien été soumise.
4. Enfin, il vous sera demandé d'installer votre propre boîte de dialogue protégée. Vous allez recevoir un retour d'information de notre part via cette boîte de dialogue, y compris des réponses aux questions et des informations sur l'avancée de votre alerte.

Si vous avez déjà une boîte de dialogue protégée, vous pouvez y accéder directement en cliquant sur « S'identifier ». Lorsque vous accédez à une boîte de dialogue déjà créée, vous devez d'abord répondre à une question de sécurité.

À moins que vous ne saisissiez des données personnelles qui pourraient permettre de vous identifier, la technologie du système de recueil d'alerte Intersnack protégera votre anonymat.

Comment vais-je recevoir un retour d'information tout en conservant mon anonymat ?

Le processus du système de recueil d'alerte Intersnack utilisé accorde la plus grande priorité à la protection des lanceurs d'alerte. La fonction de protection de l'anonymat du système est certifiée par un organisme indépendant.

Au moment de créer votre boîte de dialogue protégée, veuillez sélectionner votre pseudonyme/nom d'utilisateur et un mot de passe personnels. Personne à part vous ne pourra voir ces identifiants. Si vous perdez vos identifiants, veuillez soumettre une nouvelle alerte et installer une nouvelle boîte de dialogue. Si possible, veuillez indiquer le numéro de référence de votre alerte précédente. La nouvelle boîte de dialogue ne contiendra aucune information associée à votre alerte précédente.

Votre alerte est maintenue anonyme par chiffrement et par des mesures de sécurité spécialisées. Il ne vous sera jamais demandé d'informations personnelles si vous soumettez une alerte de manière anonyme. Ne soumettez aucune information permettant de remonter jusqu'à vous. Si vous voulez garantir votre anonymat, n'utilisez pas d'appareil, par exemple un ordinateur ou un smartphone, mis à disposition par votre employeur pour soumettre votre alerte.

Un examinateur, par le biais de la boîte de dialogue protégée, vous fera un retour d'information concernant la suite du traitement de votre alerte et vous posera quelques questions si certains détails ont besoin d'être tirés au clair. Vous resterez anonyme tout au long du dialogue.

Que se passe-t-il une fois que j'ai soumis une alerte dans le système ?

Après avoir soumis une alerte, le service Conformité d'Intersnack Group GmbH & Co. KG est informé qu'il a reçu une nouvelle alerte. En tant que lanceur d'alerte, vous serez informé que votre alerte a bien été reçue. L'alerte sera ensuite examinée avec soin. Selon la nature du cas, d'autres services de l'entreprise, comme Audit interne, peuvent être impliqués dans l'enquête. Selon les circonstances du cas, nous faisons appel à des ressources externes comme des prestataires de services spécialisés ou des avocats dans le cadre de notre enquête. L'alerte sera toujours traitée avec la plus grande confidentialité possible. Les lanceurs d'alerte agissant de bonne foi sont protégés contre toute forme de discrimination. Dans le même temps, nous protégeons également les employés et les partenaires commerciaux d‘accusations injustifiées. Nous tenons les lanceurs d'alerte informés de l'état d'avancement de l'enquête, même s'il n'est pas toujours possible de partager tous les détails.