Laat u horen!

Wat is het Intersnack klokkenluiderssysteem?

Het Intersnack klokkenluiderssysteem is een webgebaseerd klokkenluiderssysteem van EQS Group AG. EQS Group AG is een Duitse onderneming met hoofdkantoor in Berlijn. (www.eqs.bkms-system.com). Intersnack Group GmbH & Co. KG (Intersnack Group) voorziet in een klokkenluiderssysteem van Intersnack voor zowel haar werknemers als haar klanten en zakenpartners in het geval dat zij zich zorgen maken over de naleving van wetten of bedrijfsinterne beleidsregels en het persoonlijk melden van deze zorgen niet gepast lijkt. Meldingen kunnen op naam of anoniem afgegeven worden.

Waarom zou ik een melding afgeven?

Naleving van wetten en bedrijfsinterne beleidslijnen maakt deel uit van een positieve en open bedrijfscultuur.

Misschien bent u zich bewust van schadelijk gedrag of risico's die het bedrijf in gevaar brengen. Door een melding af te geven, kunnen wij overtredingen in een vroeg stadium aan het licht brengen en schade voor het bedrijf voorkomen. Dit draagt bij tot het succes op lange termijn van het bedrijf en beschermt het voortbestaan van werkgelegenheid.

Welke soorten meldingen zijn nuttig?

Melding van schendingen van toepasselijke wetten, beleidslijnen of gedragscode, zoals:

• Misdrijven en overtredingen die met administratieve boetes worden bestraft, zoals corruptie, fraude, vertrouwensbreuk, diefstal en verduistering, onthulling van bedrijfsgeheimen
• Overtredingen van de mededingings- of kartelwetgeving
• Schendingen van mensenrechten
• Belangrijke inbreuken op de gedragscode of het bedrijfsbeleid

Houd er rekening mee dat informatie die u afgeeft, kan leiden tot beslissingen die gevolgen kunnen hebben voor medewerkers van Intersnack Group of derde partijen. Daarom vragen we u uitsluitend informatie af te geven die naar uw beste weten juist en volledig is.

Gelieve dit systeem niet te gebruiken voor vragen of klachten over producten of diensten. Het klokkenluiderssysteem is ook niet het juiste instrument voor het escaleren van algemene conflicten met superieuren of collega's of voor algemeen gevoelige situaties.

Ik heb gehoord van een mogelijke overtreding van de naleving. Ben ik verplicht dit te melden via het Intersnack klokkenluiderssysteem?

Het beleid van Intersnack Group legt geen verplichting op om inbreuken op de naleving te melden. Niettemin willen wij onze medewerkers en onze zakenpartners nadrukkelijk aanmoedigen om ons op de hoogte te brengen van vermoedelijke inbreuken op onze gedragscode, ons bedrijfsbeleid en/of de wet. De afdeling Compliance zal meldingen altijd zorgvuldig en eerlijk onderzoeken en alle zaken vertrouwelijk behandelen.

Is het beter om mijn naam te vermelden of om de melding anoniem in het klokkenluiderssysteem af te geven?

Beide opties zijn beschikbaar. Zelfs wanneer u een anonieme melding afgeeft, kunt u in het systeem een beveiligde postbus aanmaken om berichten te verzenden en te ontvangen. De ervaring heeft echter geleerd dat het onderzoek van voorvallen vaak sneller en doeltreffender verloopt wanneer klokkenluiders hun naam bekendmaken.

Is het Intersnack klokkenluiderssysteem veilig?

Het Intersnack klokkenluiderssysteem is een gecertificeerd en gestandaardiseerd systeem met de hoogst mogelijke beveiliging van gegevens en toegang. De verbinding is beveiligd en de inhoud is gecodeerd. Externe partijen hebben geen toegang, ook EQS Group AG niet. Het systeem en het streng beveiligde datacentrum zijn gecertificeerd volgens ISO 27001. De dienst wordt gehost in een datacentrum in Duitsland met beveiligingsniveau 3+. Meldingen kunnen niet worden herleid naar hun oorsprong. In theorie kan het IT-personeel van de onderneming nagaan of werknemers de website van het klokkenluiderssysteem hebben bezocht, maar niet of een melding is afgegeven. Als u als klokkenluider ook deze mogelijkheid wilt voorkomen, kunt u een computer of een mobiel apparaat buiten het bedrijfsnetwerk gebruiken.

Hoe gaat het afgeven van een melding in zijn werk? Hoe stel ik een postbus in?

Als u een melding wilt afgeven (op naam of anoniem), klikt u op de knop “Melding afgeven֨” bovenaan onze introductiepagina.

Het meldingsproces bestaat uit 4 stappen:

1. Eerst wordt u gevraagd de informatie te lezen over de bescherming van uw anonimiteit en een beveiligingsvraag te beantwoorden.
2. Op de volgende pagina wordt u gevraagd de soort melding te kiezen.
3. Op de meldingspagina kunt u uw melding in uw eigen woorden toelichten en vragen over de zaak beantwoorden door eenvoudigweg antwoorden te selecteren. U kunt maximaal 5.000 tekens in het vrije tekstveld invoeren, wat overeenkomt met een volledige pagina. U kunt ter ondersteuning van uw melding ook een bestand bijvoegen van maximaal 5 MB. Na het afgeven van uw melding ontvangt u een referentienummer als bevestiging dat u uw melding hebt afgegeven.
4. Tenslotte zal u gevraagd worden om uw eigen beveiligde postbus in te stellen. U krijgt via deze postbus van ons feedback, inclusief antwoorden op vragen en informatie over de voortgang van uw melding.

Als u reeds een veilige postbus hebt, kunt u er rechtstreeks toegang toe krijgen via de “Login”-knop. Bij toegang tot een eerder aangemaakte postbus zult u ook eerst een beveiligingsvraag moeten beantwoorden.

Tenzij u persoonlijke gegevens invoert waarmee u kunt worden geïdentificeerd, beschermt de technologie van het Intersnack-klokkenluiderssysteem uw anonimiteit.

Hoe krijg ik feedback en blijf ik tegelijkertijd anoniem?

Bij het gebruikte proces van het Intersnack klokkenluiderssysteem wordt het grootste belang gehecht aan de bescherming van de klokkenluider. De functie van het systeem voor anonimiteitsbescherming is gecertificeerd door een onafhankelijke instantie.

Kies, wanneer u een beveiligde postbus aanmaakt, uw eigen pseudoniem/gebruikersnaam en wachtwoord. Deze toegangsgegevens zijn voor niemand zichtbaar, behalve voor uzelf. Mocht u uw inloggegevens kwijtraken, geef dan een nieuwe melding af en maak een nieuwe postbus aan. Vermeld, indien mogelijk, het referentienummer van uw vorige melding. De nieuwe postbus bevat geen inhoud die gekoppeld is aan uw vorige melding.

Uw melding blijft anoniem door middel van encryptie en gespecialiseerde veiligheidsmaatregelen. U wordt nooit gevraagd naar persoonlijke informatie als u een melding anoniem afgeeft. Verstrek geen informatie die naar u kan leiden. Als u anoniem wilt blijven, gebruik dan geen apparaat, zoals een pc of smartphone, dat door uw werkgever ter beschikking is gesteld om uw melding af te geven.

Via de beveiligde postbus zal een onderzoeker u feedback geven over de verdere verwerking van uw melding of u vragen stellen als sommige details onduidelijk zijn. U blijft anoniem tijdens de dialoog.

Wat gebeurt er nadat ik een melding in het systeem heb afgegeven?

Na het afgeven van een melding ontvangt de afdeling Naleving van Intersnack Group GmbH & Co. KG een kennisgeving van de nieuwe melding. Als klokkenluider wordt u ervan in kennis gesteld dat uw melding is ontvangen. De melding zal dan zorgvuldig worden onderzocht. Afhankelijk van de aard van de zaak kunnen andere afdelingen van het bedrijf, zoals Interne Audit, bij het onderzoek worden betrokken. Afhankelijk van de omstandigheden van de zaak maken wij bij ons onderzoek gebruik van externe hulpbronnen, zoals gespecialiseerde dienstverleners of advocaten. De melding zal altijd met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid worden behandeld. Klokkenluiders die te goeder trouw handelen, zijn beschermd tegen elke vorm van discriminatie. Tegelijkertijd beschermen wij ook werknemers en zakenpartners tegen onterechte beschuldigingen. Wij houden klokkenluiders op de hoogte van de stand van het onderzoek, ook al is het niet altijd mogelijk om alle details te delen.