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¿Qué es el sistema de denuncias de Intersnack?

El sistema de denuncias de Intersnack es un sistema de denuncias basado en la web, proporcionado por EQS Group AG. EQS Group AG es una empresa alemana con sede en Berlín (www.eqs.bkms-system.com). Intersnack Group GmbH & Co. KG (Intersnack Group) pone el sistema de denuncias de Intersnack a disposición de sus empleados, clientes y socios comerciales para aquellas situaciones en las que tengan dudas sobre el cumplimiento de la ley o de las políticas internas de la empresa, y no les parezca apropiado informar personalmente de esas dudas. Los mensajes se pueden enviar indicando el nombre o de manera anónima.

¿Por qué debería enviar un mensaje?

El cumplimiento de la ley y las políticas internas de la empresa forma parte de una cultura corporativa positiva y abierta.

Tal vez tenga usted conocimiento de conductas perjudiciales o riesgos que pongan en peligro a la empresa. Enviando un mensaje, nos ayudará a detectar a tiempo las infracciones y a prevenir los posibles daños a nuestra empresa. Esto contribuye al éxito sostenible de la empresa y protege la continuidad de los empleos.

¿Qué tipo de mensajes son útiles?

Mensajes relacionados con incumplimientos de la legislación, las políticas o el código de conducta vigentes, tales como:

• Delitos e infracciones sancionados con multas administrativas, como la corrupción, el fraude, el abuso de confianza, el robo, la malversación y la divulgación de secretos comerciales
• Violaciones de la ley de competencia y de la legislación sobre cárteles
• Violaciones de los derechos humanos
• Infracciones graves del código de conducta o de las políticas de la empresa

Tenga presente que cualquier información que envíe puede dar lugar a decisiones que tengan consecuencias para los empleados de Intersnack Group o para terceros. Por esta razón, le pedimos que solo envíe información que sea correcta y completa de lo que usted conozca.

Por favor, no utilice este sistema para presentar consultas o quejas sobre productos o servicios. El sistema de denuncias tampoco es la herramienta apropiada para trasladar a un nivel jerárquico superior información sobre conflictos de índole general con superiores o compañeros, ni para tratar situaciones delicadas de carácter general.

Ha llegado a mi conocimiento una posible infracción de cumplimiento. ¿Estoy obligado a denunciarla a través del sistema de denuncias de Intersnack?

Las políticas de Intersnack Group no imponen la obligación de denunciar las infracciones de cumplimiento. No obstante, nos gustaría animar expresamente a nuestros empleados y socios comerciales a que nos informen de cualquier presunta violación de nuestro Código de Conducta, de nuestras políticas de empresa o de la ley. El Departamento de Cumplimiento investigará siempre los mensajes de forma cuidadosa y justa, y tratará todos los casos de manera confidencial.

¿Es mejor que dé mi nombre o que envíe el mensaje de forma anónima al sistema de denuncias?

Tiene a su disposición ambas opciones. Incluso si envía un mensaje anónimo, podrá configurar un buzón protegido en el sistema para enviar y recibir mensajes. No obstante, la experiencia demuestra que la investigación de los incidentes suele ser más rápida y efectiva cuando los alertadores dan su nombre.

¿Es seguro el sistema de denuncias de Intersnack?

El sistema de denuncias de Intersnack es un sistema certificado y estandarizado que ofrece la máxima seguridad posible en cuanto a datos y accesos. La conexión es segura y el contenido está encriptado. Ni EQS Group AG ni ninguna otra parte externa disponen de acceso. El sistema y el centro de datos de alta seguridad están certificados según la norma ISO 27001. El servicio está alojado en un centro de datos con nivel de seguridad 3+, ubicado en Alemania. No es posible rastrear el origen de los mensajes. En teoría, el personal informático de la empresa puede saber si los empleados han accedido a la página web del sistema de denuncias, pero no si han enviado un mensaje. Si usted, en su calidad de alertador, desea evitar también esta posibilidad, puede utilizar un ordenador o un dispositivo móvil que no estén conectados a la red de la empresa.

¿Cómo es el proceso de envío de un mensaje? ¿Cómo configuro un buzón?

Si desea enviar un mensaje (dando su nombre o de forma anónima), haga clic en el botón «Enviar mensaje», situado en la parte superior de nuestra página de presentación.

El proceso de envío de mensajes consta de 4 pasos:

1. Para empezar, se le pedirá que lea un texto informativo sobre la protección de su anonimato, y que responda a una pregunta de seguridad.
2. En la página siguiente, deberá indicar el tema principal de su mensaje.
3. En la página del mensaje, podrá escribir su mensaje utilizando sus propias palabras y responder a preguntas sobre el caso seleccionando las respuestas de una lista. Podrá escribir hasta 5.000 caracteres en el campo de texto libre, lo que equivale a una página completa. Además, puede enviar un archivo de hasta 5 MB para fundamentar su mensaje. Después de enviar su mensaje, recibirá un número de referencia como confirmación del envío del mensaje.
4. Por último, se le pedirá que configure su propio buzón protegido. Recibirá nuestro feedback a través de ese buzón, incluidas las respuestas a preguntas y la información sobre la tramitación de su mensaje.

Si ya dispone de un buzón protegido, puede acceder a él directamente mediante el botón «Log in». Al acceder a un buzón creado previamente, también tendrá que responder primero a una pregunta de seguridad.

Salvo que introduzca detalles personales que permitan identificarle, la tecnología del sistema de denuncias de Intersnack mantendrá protegido su anonimato.

¿Cómo puedo recibir feedback al tiempo que permanezco en el anonimato?

El proceso utilizado en el sistema de denuncias de Intersnack concede la máxima importancia a la protección del alertador. La función de protección del anonimato ofrecida por el sistema está certificada por una entidad independiente.

Al configurar el buzón protegido, deberá seleccionar su propio seudónimo/nombre de usuario y contraseña. Estas credenciales únicamente serán visibles para usted. Si pierde sus datos de inicio de sesión, envíe un nuevo mensaje y configure un nuevo buzón. Si es posible, indique el número de referencia de su mensaje anterior. El nuevo buzón no incluirá ningún contenido asociado a su mensaje anterior.

El anonimato de su mensaje se protege por medio del cifrado y de medidas de seguridad especializadas. Nunca se le pedirá que facilite información personal si envía un mensaje de forma anónima. Tampoco envíe ninguna información que permita deducir su identidad. Si desea garantizar el anonimato, no utilice para enviar el mensaje ningún dispositivo, p. ej., PC o móvil, que le haya sido facilitado por su empresa.

A través del buzón protegido, un examinador le proporcionará feedback sobre la tramitación de su mensaje, o le formulará preguntas en caso de que haya detalles que requieran aclaración. Usted permanecerá en el anonimato durante ese diálogo.

¿Qué ocurrirá una vez haya enviado el mensaje a través del sistema?

Después de enviar un mensaje, el Departamento de Cumplimiento de Intersnack Group GmbH & Co. KG recibirá una notificación sobre el nuevo mensaje. Como alertador, se le informará de la recepción de su mensaje. A continuación, el mensaje se investigará cuidadosamente. Dependiendo de la naturaleza del caso, es posible que para la investigación se cuente con otros departamentos de la empresa, como el Departamento de Auditoría Interna. Según las circunstancias del caso, para llevar a cabo la investigación recurriremos a recursos externos, como proveedores de servicios o abogados especializados. El mensaje se tratará siempre con la máxima confidencialidad posible. Los alertadores que actúen de buena fe están protegidos frente a cualquier tipo de discriminación. A su vez, también protegemos a los empleados y socios comerciales frente a las acusaciones injustificadas. Mantenemos a los alertadores informados del estado de la investigación, aunque no siempre se puedan compartir todos los detalles.