Informace o ochraně dat
Tímto webovým systémem nahlašování (dále jen „BKMS® System“) poskytuje společnost FUJIFILM Europe GmbH ( „FEG“ nebo „my“) prostředky pro hlášení konkrétních porušení předpisů týkajících se všech jednotek společnosti FUJIFILM, poboček a zaměstnanců v Evropě, na Středním východě a v Africe ( „FUJIFILM v EMEA“). Zpracování osobních údajů v systému BKMS® System je založeno na oprávněném zájmu společnosti FUJIFILM v EMEA na odhalování a předcházení špatného chování v naší skupině, a tím zabránit poškození firem FUJIFILM, jejích zaměstnanců a zákazníků.
Ochranu dat a jejich důvěrnost bereme velmi vážně a dodržujeme ustanovení obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů ( „EU-GDPR“), jakož i platných vnitrostátních předpisů o ochraně údajů. Následující pokyny vysvětlují zacházení s osobními údaji, které mohou být zahrnuty v hlášeních, která jste podali prostřednictvím systému BKMS® System. Osobní údaje jsou informace, které identifikují osobu nebo alespoň umožňují identifikaci osoby, jako například e-mailová adresa, telefonní číslo, pracovní místo, údaje o poloze atd.
Odpovědná strana a technická podpora
Strana odpovědná za používání systému BKMS® System a za zpracování hlášení ve společnosti FUJIFILM v EMEA je FUJIFILM Europe GmbH, Heesenstraße 31, 40549 Düsseldorf, Německo.
Technickou obsluhu a údržbu systému BKMS® System provádí jménem společnosti FUJIFILM třetí strana EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlín, Německo (dále jen „BKAG“). Osobní údaje a informace zadané do systému BKMS® System jsou uloženy v databázi provozované společností BKAG v datovém centru s vysokou úrovní zabezpečení. Veškerá data jsou šifrována, chráněna heslem a uložena na bezpečném místě. Upozorňujeme, že společnost BKAG sama o sobě nemá přístup k žádným informacím, které odesíláte prostřednictvím systému BKMS® System. Přístup k odeslanému obsahu je omezen na malý okruh oprávněných osob ze společnosti FUJIFILM.
Důvěrné zpracování hlášení
Příchozí hlášení, která jste podali, jsou zpracovávána malou skupinou výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců Oddělení pro dodržování předpisů společnosti FEG a jsou vždy zpracovávána přísně důvěrně. Příjemci příchozích hlášení vyhodnotí danou záležitost, v případě potřeby provedou další interní vyšetřování, a je-li to nutné pro další zpracování hlášení, tak také zapojí další oddělení společnosti FEG (jako např. Evropské právní oddělení nebo Evropské oddělení lidských zdrojů) a/nebo příslušného pracovníka pro ochranu údajů.
V rámci zpracování hlášení nebo během interního šetření může být potřeba sdílet hlášení s dalšími zaměstnanci firmy FUJIFILM v EMEA či s externími specialisty na vyšetřování. Všechny tyto osoby podléhají profesnímu tajemství nebo jsou zavázány k důvernosti příslušnými smluvními ujednáními.
Sdílení informací s příjemci mimo EU/EHP
Za účelem provedení nebo dokončení interních vyšetřování mohou být osobní údaje, které jste uvedli v hlášení, převedeny na jednotky společnosti FUJIFILM nebo na třetí strany mimo Evropskou unii (EU) nebo Evropský hospodářský prostor (EHP). V případech, kdy není zákonem zaručeno důvěrné zacházení s osobními údaji příjemcem mimo EU/EHP ve stejném rozsahu jako v EU/EHP, používáme přiměřené nástroje, které zajistí, že příslušná jednotka společnosti FUJIFILM nebo třetí strana poskytne dostatečné záruky pro stejnou ochranu osobních údajů, jak to vyžadují platné evropské zákony, zejména pak EU-GDPR.
Přístup státních orgánů
Společnost FEG může být také ze zákona povinna poskytnout informace o porušování předpisů vládním agenturám nebo soudům. V tomto případě, stejně jako v případě ztráty nebo konfiskace majetku společnosti, se může stát, že nebudeme moci zadržet informace, které jste poskytli.
Typ shromažďovaných osobních údajů
Používání systému BKMS® System je dobrovolné. Podáte-li prostřednictvím systému BKMS® System určité hlášení, shromaždíme níže uvedené osobní údaje a informace:
- váš název, odhalíte-li svou identitu;
- skutečnost, zda jste zaměstnáni ve firmě FUJIFILM; a
- názvy osob a další osobní údaje o osobách, které uvedete v příslušném hlášení.
Informace o inkriminované osobě
Je základním principem, že jsme povinni informovat inkriminovanou osobu, že jsme obdrželi hlášení, která se jí týká. Vzhledem k tomu, že takové informování může potenciálně ohrozit naši schopnost efektivně vyšetřovat obvinění, mohou být informace inkriminované osobě sděleny s prodlevou až poté, co již toto riziko nehrozí.
Práva subjektů údajů
Podle právních předpisů EU o ochraně dat máte vy a osoby uvedené v hlášení právo na informace, opravu, vymazání, omezení zpracování a námitku proti zpracování svých osobních údajů. Využití těchto práv však může být omezeno, aby byla zajištěna ochrana oznamovatele. Dokonce i když oznamovatel zveřejní svou totožnost, nemůže od nás osoba obviněná v hlášení oznamovatele za žádných okolností získat informace o totožnosti oznamovatele na základě práva obviněného na přístup, pouze s výjimkou případů, kdy oznamovatel úmyslně učinil nepravdivé prohlášení týkající se obviněné osoby. Ve všech ostatních případech zaručujeme důvěrnost oznamovatele v největší legálně možné míře.
Doba uchování osobních údajů
Budeme se vždy snažit urychlit vyšetřování jakéhokoli údajného pochybení a dokončit takové vyšetřování, jakmile to bude přiměřeně možné. Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou k objasnění dané situace a vyhodnocení hlášení, kdy existuje oprávněný zájem společnosti FUJIFILM, nebo je to vyžadováno zákonem. Po dokončení zpracování hlášení budou tyto údaje vymazány v souladu se statutárními požadavky.
Používání portálu nahlašování
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem BKMS® System je realizována pomocí šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa nebude během používání systému pro podávání hlášení uložena. Aby bylo zachováno připojení mezi počítačem a systémem BKMS® System, je v počítači ukládán soubor cookie, v němž je uloženo pouze ID relace (tzv. relační cookie). Tento soubor relačního cookie je platný pouze do konce dané relace a jeho platnost vyprší při zavření prohlížeče nebo vypnutí zařízení.
Pro komunikaci mezi vámi a Oddělením Compliance FEG vám systém BKMS® System umožňuje zřídit poštovní schránku zabezpečenou pomocí vašeho individuálně zvoleného jména / uživatelského jména a hesla. To vám umožní komunikovat s oddělením pro dodržování předpisů společnosti FEG buď anonymním nebo neanonymním způsobem, v závislosti na vaší preferenci a svobodné volbě. Systém BKMS® System ukládá údaje pouze uvnitř systému, takže je ukládání obzvláště zabezpečené proti neoprávněnému přístupu k osobním údajům. Tudíž pro vaši komunikaci s Oddělením pro dodržování předpisů společnosti FEG nebudete závislí na běžné a méně zabezpečené e-mailové komunikaci.
Poznámka k odesílání příloh
Při podávání hlášení nebo dodatku k hlášení můžete připojit elektronické soubory. Pokud si přejete zůstat v anonymitě, upozorňujeme, že soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, kvůli nimž by mohla být ohrožena vaše anonymita. Tyto údaje před odesláním odstraňte, například začerněním příslušného textu. Nemůžete-li tyto údaje odstranit nebo si nejste jisti, jak to provést, zkopírujte text přílohy do textu hlášení, nebo odešlete vytištěný dokument anonymně na adresu uvedenou v zápatí, přičemž uveďte referenční číslo obdržené na konci nahlašovacího procesu.
Souhlas a dobrovolná povaha věci
Použitím tohoto systému BKMS® System souhlasíte, že vaše osobní údaje, a to v rozsahu, v němž jste je poskytli, budou shromažďovány, zpracovány a použity dle popisu výše. Pokud nechcete, aby společnost FUJIFILM shromažďovala, zpracovávala a používala vaše osobní údaje podle popisu výše, můžete podat své hlášení anonymně. Zveřejnění vašich osobních údajů je dobrovolné, stejně jako použití systému BKMS® System.
Nicméně bychom ocenili, kdybyste uvedli svoje jméno a kontaktní údaje, jelikož mnoho vnitřních vyšetřování může být usnadněno, pokud je známo jméno oznamovatele.
Pracovník Oddělení ochrany dat
Společnost FEG jmenovala pracovníka ochrany dat. Otázky týkající se ochrany údajů mohou být také přímo zasílány prostřednictvím následující e-mailové adresy: privacyoffice_eu@fujifilm.com. Upozorňujeme, že použití této e-mailové adresy nezaručí stejnou úroveň anonymity jako systém BKMS® System.
