Datenschutzhinweise
Mit diesem webbasierten Hinweisgebersystem (nachstehend als „BKMS® System“ bezeichnet) hat FUJIFILM Europe GmbH ( „FEG“ bzw. „wir“) eine Möglichkeit geschaffen, spezifische Compliance-Verstöße betreffend aller FUJIFILM-Gesellschaften, Niederlassungen und Mitarbeiter in Europa, dem Nahen Osten und Afrika ( „FUJIFILM in EMEA“) zu melden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im BKMS® System wird auf die rechtmäßigen Interessen von FUJIFILM in EMEA zur Erkennung und Verhinderung von Fehlverhalten gestützt und dient damit der Vermeidung von Schäden für die FUJIFILM Gesellschaften, deren Mitarbeiter und Kunden.
Wir nehmen den Datenschutz und die Geheimhaltung sehr ernst und halten die Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung ( „EU-DSGVO“) sowie die geltenden einzelstaatlichen Datenschutzvorschriften ein. Im Folgenden erläutern wir den Umgang mit personenbezogenen Daten, die Sie gegebenenfalls mit den von Ihnen über das BKMS® System abgegebenen Meldungen übermitteln. Personenbezogene Daten bezeichnen alle Daten, die eine Person identifizieren oder zumindest identifizierbar machen, wie beispielsweise E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Stellenbezeichnung, Standortdaten etc.
Verantwortliche Partei und technische Pflege
Die für die Nutzung des BKMS® Systems und die Verarbeitung von Meldungen innerhalb FUJIFILM in EMEA verantwortliche Partei ist die FUJIFILM Europe GmbH, Heesenstraße 31, 40549 Düsseldorf, Deutschland.
Der technische Betrieb und die Pflege des BKMS® Systems erfolgen durch eine dritte Partei, die EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, Deutschland („BKAG“) im Auftrag von FUJIFILM. Im BKMS® System eingegebene personenbezogene Daten und Informationen werden in einer von BKAG in einem Hochsicherheitsrechenzentrum betriebenen Datenbank gespeichert. Alle Daten sind verschlüsselt, kennwortgeschützt und werden an einem sicheren Ort gespeichert. Bitte beachten Sie, dass BKAG selbst keinen Zugriff auf Informationen hat, die Sie über das BKMS® System übermitteln. Der Zugriff auf die von Ihnen übermittelten Inhalte ist auf einen kleinen Kreis befugter Personen bei FUJIFILM begrenzt.
Vertrauliche Bearbeitung von Meldungen
Von Ihnen abgegebene eingehende Meldungen werden streng vertraulich von einem kleinen Kreis ausdrücklich befugter und besonders geschulter Mitarbeiter der Compliance-Abteilung von FEG bearbeitet. Die Empfänger der eingehenden Meldungen bewerten die Angelegenheit, führen bei Bedarf weitere interne Untersuchungen durch und binden – sofern erforderlich – weitere Unternehmensbereiche von FEG (wie beispielsweise die europäische Rechtsabteilung oder die europäische Personalabteilung) und/oder den zuständigen Datenschutzbeauftragten in die weitere Bearbeitung der Meldung ein.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung bzw. einer internen Untersuchung kann es notwendig sein, Meldungen gegenüber weiteren Mitarbeitern von FUJIFILM in EMEA oder externen Untersuchungsexperten offenzulegen. Alle solche Personen unterliegen entweder einer beruflichen Verschwiegenheitsverpflichtung oder werden durch geeignete vertragliche Vereinbarungen zur Geheimhaltung verpflichtet.
Weitergabe von Informationen an Empfänger außerhalb der EU/des EWR
Um interne Untersuchungen durchführen bzw. abschließen zu können, werden von Ihnen übermittelte personenbezogene Daten gegebenenfalls an FUJIFILM-Gesellschaften oder Dritte außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übertragen. In Fällen, in denen die vertrauliche Behandlung personenbezogener Daten durch einen Empfänger außerhalb der EU/des EWR nicht in demselben Umfang wie in der EU/dem EWR gesetzlich garantiert werden kann, nutzen wir adäquate Instrumente, um sicherzustellen, dass die betreffende FUJIFILM-Gesellschaft bzw. dritte Partei ausreichende Garantien für denselben Schutz personenbezogener Daten bietet, wie dieser nach geltendem europäischem Recht, insbesondere der EU-DSGVO verlangt wird.
Einsichtnahme durch Behörden
FEG ist gegebenenfalls gesetzlich dazu verpflichtet, Informationen zu Compliance-Verstößen bestimmten Behörden zu melden. In diesem Fall – ebenso wie im Fall des Verlustes bzw. der Beschlagnahme von Unternehmensvermögen – sind wir gegebenenfalls nicht in der Lage, die von Ihnen übermittelten Informationen zurückzuhalten.
Art der erfassten personenbezogenen Daten
Die Nutzung des BKMS® Systems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie eine Meldung über das BKMS® System abgeben, erfassen wir die folgenden personenbezogenen Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität angeben,
- ob Sie bei FUJIFILM angestellt sind, sowie
- die Namen von Personen und weitere personenbezogene Daten von Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Information der beschuldigten Person
Grundsätzlich sind wir gesetzlich verpflichtet, die beschuldigte Person darüber zu informieren, dass wir eine Meldung über ihn/sie erhalten haben. Da solche Informationen unsere Fähigkeit, den behaupteten Verstoß effektiv zu untersuchen, potenziell gefährden können, wird die Information der beschuldigten Person gegebenenfalls so lange zurückgestellt, wie ein solches Risiko besteht.
Rechte der betroffenen Personen
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die in Ihrer Meldung genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, das Recht auf Beschränkung der Verarbeitung sowie das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen. Allerdings kann die Ausübung dieser Rechte eingeschränkt werden, um den Schutz des Hinweisgebers zu gewährleisten. Auch wenn der Hinweisgeber seine bzw. ihre Identität bekanntgegeben hat, kann die durch eine Meldung eines Hinweisgebers beschuldigte Person unter keinen Umständen auf der Grundlage ihres Auskunftsrechts Informationen über die Identität des Hinweisgebers von uns einholen. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn sich herausstellt, dass der Hinweisgeber böswillig falsche Angaben betreffend die beschuldigte Person gemacht hat. In allen anderen Fällen garantieren wir den Schutz des Hinweisgebers im höchstmöglichen rechtlichen Umfang.
Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten
Wir sind jederzeit bemüht, unsere Untersuchungen eines angeblichen Fehlverhaltens zu beschleunigen und solche Untersuchungen so schnell, wie dies unter den gegebenen Umständen möglich ist, abzuschließen. Personenbezogene Daten werden nur solange aufbewahrt, wie dies zur Klärung der Situation und zur Bewertung der Meldung erforderlich ist, ein rechtmäßiges Interesse von FUJIFILM besteht oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Diese Daten werden in Übereinstimmung mit gesetzlichen Anforderungen nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht.
Nutzung des Meldeportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Computer und dem BKMS® System erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Ihre IP-Adresse wird während Ihrer Nutzung des Hinweisgebersystems nicht gespeichert. Um die Verbindung zwischen Ihrem Computer und dem BKMS® System aufrechtzuerhalten, wird ein Cookie auf Ihrem Computer gespeichert, welches lediglich die Session-ID enthält (ein sogenanntes Null-Cookie). Dieses Null-Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und verfällt, wenn Sie Ihren Browser schließen oder Ihr Gerät ausschalten.
Für die Kommunikation zwischen Ihnen und der Compliance-Abteilung von FEG erlaubt Ihnen das BKMS® System die Einrichtung eines Postkastens, der durch Ihr individuell gewähltes Pseudonym/Benutzernamen und ein Kennwort geschützt ist. Dies ermöglicht Ihnen die Kommunikation mit der Compliance-Abteilung von FEG entweder in anonymer oder nicht anonymer Weise, abhängig von Ihrer Präferenz und freien Wahl. Das BKMS® System speichert Daten nur innerhalb des Systems, so dass es insbesondere vor einem unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten geschützt ist. Daher sind Sie für Ihre Kommunikation mit der Compliance-Abteilung von FEG nicht auf die übliche und weniger sichere Kommunikation per E-Mail angewiesen.
Hinweis zur Übermittlung von Anhängen
Sie können Ihrer Meldung bzw. einer Ergänzung zu Ihrer Meldung elektronische Dateien anfügen. Sofern Sie anonym bleiben wollen, beachten Sie bitte, dass solche Dateien versteckte personenbezogene Daten enthalten können, die Ihre Anonymität gefährden können. Entfernen Sie diese Daten vor dem Absenden, beispielsweise indem Sie den betreffenden Text schwärzen. Sofern Sie solche Daten nicht entfernen können oder nicht genau wissen, wie dies vorzunehmen ist, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs in den Meldungstext oder senden Sie das ausgedruckte Dokument anonym an die in der Fußzeile angegebene Anschrift unter Angabe der Referenznummer, die Sie nach Abschluss des Meldeverfahrens erhalten.
Einwilligung und Freiwilligkeit
Mit der Nutzung dieses BKMS® Systems erklären Sie sich mit der Erfassung, Verarbeitung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten in dem von Ihnen übermittelten Umfang in der vorstehend beschriebenen Weise einverstanden. Sofern Sie einer Erfassung, Verarbeitung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch FUJIFILM in der beschriebenen Weise nicht zustimmen, können Sie Ihre Meldung anonym abgeben. Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig, ebenso wie die Nutzung des BKMS® Systems.
Wir würden es jedoch begrüßen, wenn Sie Ihren vollen Namen und Ihre Kontaktdaten angeben, da viele interne Untersuchungen erleichtert werden können, wenn der Name des Hinweisgebers bekannt ist.
Datenschutzbeauftragter
FEG hat einen Datenschutzbeauftragten ernannt. Fragen zum Datenschutz können auch unmittelbar an diesen unter folgender E-Mail-Adresse gerichtet werden: privacyoffice_eu@fujifilm.com. Bitte beachten Sie, dass die Nutzung dieser E-Mail-Adresse Ihnen nicht denselben Schutz Ihrer Anonymität gewährt, wie das BKMS® System.
