Informacja o ochronie danych
W ramach internetowego systemu zgłoszeniowego (zwanego dalej „BKMS® System”) FUJIFILM Europe GmbH ( „FEG” lub „my”) zapewnia narzędzie do zgłaszania określonych naruszeń dotyczących wszystkich podmiotów, gałęzi i pracowników FUJIFILM, zlokalizowanych w Europie, na Bliskim Wschodzie i w Afryce ( „FUJIFILM w EMEA”). Przetwarzanie danych osobowych w BKMS® System opiera się na uzasadnionym interesie FUJIFILM w EMEA, polegającym na wykrywaniu i zapobieganiu naruszeniom w grupie kapitałowej, a tym samym eliminacji szkód dla podmiotów FUJIFILM, ich pracowników i klientów.
Ochronę danych i poufność traktujemy bardzo poważnie i przestrzegamy warunków rozporządzenia europejskiego ( „RODO”), a także krajowych regulacji w zakresie ochrony danych. Poniżej wyjaśniamy sposób postępowania z danymi osobowymi, które mogą być częścią zgłoszeń wysyłanych przez BKMS® System. Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje identyfikujące osobę lub pozwalające na jej identyfikację, takie jak adres mailowy, numer telefonu, opis stanowiska, dane lokalizacji itd.
Podmiot odpowiedzialny i obsługa techniczna
Podmiotem odpowiedzialnym za korzystanie z BKMS® System i za przetwarzanie zgłoszeń w FUJIFILM w EMEA jest FUJIFILM Europe GmbH, Heesenstraße 31, 40549 Düsseldorf, Niemcy.
Obsługa techniczna i konserwacja BKMS® System należą do zadań podmiotu zewnętrznego, EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, Niemcy („BKAG”), działającego na zlecenie FUJIFILM. Dane osobowe i informacje wprowadzone do BKMS® System są gromadzone w bazie danych prowadzonej przez BKAG w centrum danych o zaostrzonych standardach bezpieczeństwa. Wszystkie dane są szyfrowane, chronione hasłem i przechowywane w bezpiecznej lokalizacji. Zwracamy uwagę, że BKAG nie ma dostępu do informacji przekazywanych przez BKMS® System. Dostęp do wysyłanych danych ograniczony jest do wąskiego kręgu uprawnionych osób w FUJIFILM.
Poufność zgłoszeń
Wysłane przez Państwa zgłoszenia obsługiwane są przez wąski krąg wyraźnie uprawnionych do tego i specjalnie przeszkolonych pracowników działu do spraw zgodności z przepisami FEG, przy zachowaniu ścisłej poufności. Odbiorcy przychodzących zgłoszeń przeprowadzają ocenę sprawy, prowadzą dalsze dochodzenie, jeżeli to wymagane i – jeżeli to konieczne – współpracują z innymi działami korporacyjnymi FEG (takimi jak europejski dział prawny lub europejski dział HR) lub właściwym inspektorem ds. ochrony danych w zakresie dalszego przetwarzania zgłoszenia.
W toku przetwarzania zgłoszenia lub wewnętrznego dochodzenia niezbędnym może okazać się przekazanie zgłoszenia innym pracownikom FUJIFILM w EMEA lub zewnętrznym specjalistom dochodzeniowym. Wszystkie te osoby są zobowiązane do tajemnicy zawodowej lub związane umowami o poufności lub innymi odpowiednimi umowami.
Przekazywanie informacji odbiorcom spoza UE/EOG
W celu przeprowadzenia pełnego dochodzenia wewnętrznego dane osobowe udostępnione w zgłoszeniu mogą być przekazywane do podmiotów FUJIFILM albo osób trzecich spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadkach, w których prawo nie gwarantuje poufnego traktowania danych przez odbiorcę spoza UE/EOG w takim samym stopniu jak na terenie UE/EOG, zastosowanie znajdują odpowiednie instrumenty prawne zapewniające danemu podmiotowi FUJIFILM lub podmiotowi trzeciemu zapewnienie dostatecznych gwarancji w zakresie takiej samej ochrony danych osobowych, jak jest to wymagane na mocy przepisów europejskich, w szczególności RODO.
Dostęp do danych dla agencji rządowych
FEG może być również zobligowana do dostarczania informacji o naruszeniach przepisów agencjom rządowym na mocy przepisów prawa. W takim przypadku, jak również w sytuacji utraty lub konfiskaty aktywów przedsiębiorstwa, możemy nie być w stanie zabezpieczyć przekazywanych informacji.
Typ gromadzonych danych osobowych
Korzystanie z BKMS® System ma charakter dobrowolny. Podczas wysyłania zgłoszenia za pośrednictwem BKMS® System gromadzimy następujące dane osobowe i informacje:
- imię i nazwisko, jeśli informator zrezygnował z anonimowości,
- informacja o tym, czy informator pracuje w FUJIFILM oraz
- nazwiska i inne dane osobowe osób wymienionych w zgłoszeniu.
Informacje na temat osoby obwinionej
Co do zasady, zgodnie z prawem jesteśmy zobligowani do poinformowania obwionionej osoby o otrzymaniu zgłoszenia dotyczącego jej osoby. Z uwagi na to, że taka informacja może zagrozić możliwości efektywnego dochodzenia, przekazanie informacji obwinionej osobie może zostać opóźnione, jeśli takie ryzyko występuje.
Prawa osób, których dane dotyczą
W oparciu o europejskie regulacje o ochronie danych, Państwo oraz wszystkie osoby wskazane w zgłoszeniu mają prawo dostępu, korygowania, usuwania, zastrzeżenia przetwarzania i prawo do sprzeciwu względem przetwarzania dotyczących ich danych osobowych. Jednocześnie wykonywanie tych praw można ograniczyć w celu ochrony informatora. Nawet, jeśli informator ujawni swoją tożsamość, osoba oskarżona w zgłoszeniu w żadnym wypadku nie może otrzymać informacji o danych informatora powołując się na prawo dostępu do danych, za wyjątkiem złożenia niezgodnego z prawdą zgłoszenia w złej wierze. W pozostałych przypadkach gwarantujemy informatorowi poufność w największym stopniuprawnie dozwolonym.
Okres przechowywania danych osobowych
Naszym głównym celem jest dążenie do sprawnego przeprowadzania dochodzeń w zakresie wszystkich potencjalnych nieprawidłowości i ich zakończenia tak szybko jak jest to możliwe. Dane osobowe są przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne dla wyjaśnienia sytuacji i oceny zgłoszenia bądź też jak długo istnieje uzasadniony interes FUJIFILM, albo jak długo jest to wymagane przez prawo. Gdy przetwarzanie zgłoszenia zostanie zakończone, dane podlegają usunięciu, zgodnie z wymogami prawnymi.
Korzystanie z portalu zgłoszeniowego
Komunikacja między Państwa komputerem, a systemem zgłoszeniowym BKMS® System odbywa się przez szyfrowane połączenie internetowe (SSL). W trakcie korzystania z systemu zgłoszeniowego adres IP Państwa komputera nie zostanie zapisany. W celu utrzymania połączenia między komputerem a systemem zgłoszeniowym BKMS® System, na twardym dysku komputera zapisywany jest plik cookie, który zawiera jedynie ID sesji (tzw. cookie sesji). Ten plik cookie zachowuje ważność tylko do końca sesji i wygasa po zamknięciu przeglądarki lub wyłączeniu urządzenia.
Dla potrzeb komunikacji pomiędzy użytkownikiem i działem ds. zgodności z przepisami FEG, BKMS® System umożliwia konfigurację skrzynki pocztowej z indywidualnie dobranym pseudonimem/nazwą użytkownika i hasłem. Dzięki temu możliwa jest komunikacja z działem ds. zgodności z przepisami FEG w formie anonimowej lub nieanonimowej, w zależności od preferencji i wyboru użytkownika. BKMS® System zapisuje dane tylko w samym systemie, co sprawia, że jest on wyjątkowo dobrze zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem do danych osobowych. Dlatego też, podczas komunikacji z działem ds. zgodności z przepisami FEG, nie będą Państwo zależni od zwykłej, mniej bezpiecznej komunikacji mailowej.
Informacja o wysyłaniu załączników
W przypadku wysyłania zgłoszenia lub uzupełnienia zgłoszenia, można dołączyć pliki elektroniczne. Jeżeli chcą Państwo zachować anonimowość, prosimy zwrócić uwagę, że takie pliki mogą zawierać ukryte dane osobowe, mogące je ujawnić. Prosimy o usunięcie takich danych przed wysłaniem wiadomości, np. poprzez zaczernienie odpowiedniego tekstu. Jeżeli nie mogą Państwo usunąć takich danych lub nie wiedzą jak to zrobić, proszę skopiować tekst załącznika do tekstu zgłoszenia lub przesłać wydrukowany dokument anonimowo na adres odbiorcy zgłoszenia (patrz stopka), podając numer referencyjny, otrzymany na koniec procesu zgłoszenia.
Zgoda i dobrowolny charakter
Używając BKMS® System wyrażają Państwo dobrowolną zgodę na gromadzenie, przetwarzanie i wykorzystanie swoich danych osobowych w zakresie wyrażonej zgody i w sposób opisany powyżej. Jeżeli nie chcą Państwo, by FUJIFILM gromadziła, przetwarzała ani wykorzystywała dane osobowe w opisany powyżej sposób, mogą Państwo wysłać zgłoszenie anonimowo. Ujawnienie danych osobowych jest dobrowolne, podobnie jak korzystanie z BKMS® System.
Niemniej jednak będziemy Państwu wdzięczni za podanie pełnego nazwiska i danych do kontaktu, gdyż znacząco ułatwia to przeprowadzanie dochodzeń wewnętrznych, w sytuacji gdy tożsamość informatora jest znana.
Inspektor ds. ochrony danych
FEG wyznaczyła inspektora ds. ochrony danych. Pytania związane z ochroną danych można także wysyłać do niego za pośrednictem poczty elektronicznej, bezpośrednio na adres mailowy: privacyoffice_eu@fujifilm.com. Proszę pamiętać również, iż skorzystanie z powyższego adresu mailowego nie zapewnia takiego samego poziomu anonimowości, jak zastosowanie BKMS® System.
