Информация о защите данных
С помощью этой веб-системы информирования (далее «BKMS® System») компания FUJIFILM Europe GmbH ( «FEG» или «мы») предоставляет средства для сообщения о конкретных нарушениях комплаенс, касающихся всех подразделений FUJIFILM, филиалов и сотрудников, расположенных в Европе, на Ближнем Востоке и в Африке ( «FUJIFILM в регионе EMEA»). Обработка персональных данных в BKMS® System основана на законном интересе FUJIFILM в регионе EMEA к обнаружению и предотвращению неправомерного поведения в нашей группе и, таким образом, к избежанию ущерба для предприятий FUJIFILM, их сотрудников и клиентов.
Мы очень серьезно подходим к вопросам защиты данных и конфиденциальности и соблюдаем положения Общего регламента ЕС о защите данных ( «EU-GDPR»), а также действующие национальные положения о защите данных. Ниже описывается обращение с личными данными, которые могут быть включены в сообщения, представленные вами через BKMS® System. Личные данные – это любая информацию, которая идентифицирует человека или, по крайней мере, делает человека идентифицируемым, например, адрес электронной почты, номер телефона, название должности, данные о местоположении и т. д.
Ответственная сторона и техническое обслуживание
Ответственной за использование BKMS® System и обработку сообщений в рамках FUJIFILM в регионе EMEA является FUJIFILM Europe GmbH, Heesenstraße 31, 40549 Düsseldorf, Германия.
Техническую эксплуатацию и техническое обслуживание BKMS® System обеспечивает третья сторона, EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, Германия («BKAG»), по поручению FUJIFLM. Личные данные и информация, введенная в BKMS® System, хранятся в базе данных, управляемой предприятием BKAG, в центре обработки и хранения данных, имеющем высокую степень безопасности. Все данные зашифрованы, защищены паролем и хранятся в безопасном месте. Учтите, что у BKAG нет никакого доступа к информации, которую вы отправляете через BKMS® System. Доступ к информации, которую вы отправляете, ограничен небольшим кругом уполномоченных лиц FUJIFILM.
Конфиденциальная обработка сообщений
Входящие сообщения, отправленные вами, обрабатываются узким кругом прямо уполномоченных и специально обученных сотрудников Департамента комплаенс FEG в строго конфиденциальном порядке. Получатели поступающих сообщений оценивают вопрос, проводят дальнейшие внутренние расследования, если это необходимо, и, в случае необходимости, привлекают другие корпоративные отделы FEG (например, такие как Европейский юридический департамент или Европейский отдел по работе с персоналом) и/или ответственного сотрудника по защите данных для дальнейшая обработка сообщения.
Во время обработки сообщения или внутреннего расследования может возникнуть необходимость обмениваться сообщениями с дополнительными сотрудниками FUJIFILM в регионе EMEA или внешними специалистами по расследованию. Все такие лица являются субъектами профессиональной тайны или обязаны хранить конфиденциальность согласно соответствующим договорным соглашениям.
Предоставление информации получателям за пределами EU/EEA
Для проведения или завершения внутренних расследований личные данные, которые вы предоставили в своем сообщении, могут быть переданы подразделениям FUJIFILM или третьим лицам за пределами Европейского Союза (ЕС) или Европейской экономической зоны (ЕЭЗ). В случаях, когда конфиденциальное обращение с личными данными получателем за пределами ЕС/ЕЭЗС не гарантируется законом в той же степени, что и в ЕС/ЕЭЗ, мы используем адекватные инструменты для обеспечения того, чтобы соответствующее подразделение FUJIFILM или третье лицо предоставляли достаточные гарантии для такой же защиты личных данных, что и в соответствии с применимыми европейскими законами, включая, в частности, EU-GDPR.
Доступ государственных органов
Согласно законодательству от FEG также может потребоваться предоставить информацию о нарушениях комплаенс правительственным учреждениям или судам. В этом случае, а также в случае потери или конфискации активов предприятия, мы не сможем скрыть предоставленную вами информацию.
Тип собираемых личных данных
Использование BKMS® System осуществляется на добровольной основе. Если вы отправляете сообщение через BKMS® System, мы собираем следующие личные данные и информацию::
- ваше имя, если вы предпочитаете раскрыть свою личность,
- являетесь ли вы сотрудником FUJIFILM, и
- имена и прочие личные данные лиц, которых вы называете в своем сообщении.
Информирование обвиняемого лица
В качестве основного принципа мы в соответствии с законом обязаны информировать обвиняемое лицо о том, что получили сообщение о нем. Поскольку такое информирование потенциально может поставить под угрозу нашу способность производить эффективное расследование по предоставленной нам информации, информирование обвиняемого лица может быть отложено до тех пор, пока существует такой риск.
Права субъектов данных
Согласно европейскому законодательству о защите данных вы и лица, указанные в сообщении, имеете право доступа, исправления, удаления, ограничения обработки и право возражать против обработки касательно соответствующих личных данных. Однако осуществление этих прав может быть ограничено, чтобы обеспечить защиту информатора. Даже если информатор раскрывает свою личность, лицо, обвиняемое в сообщении информатора, ни при каких обстоятельствах не может получить от нас информацию о личности лица, направившего сообщение, на основании права на доступ обвиняемого, за исключением случаев, когда информатор по злому умыслу сделал ложное заявление в отношении обвиняемого. Во всех остальных случаях мы гарантируем конфиденциальность информатора, насколько это возможно с точки зрения законодательства.
Срок хранения личных данных
Мы всегда будем стремиться ускорить наши расследования любых предполагаемых нарушений и завершить такие расследования как можно скорее. Личные данные хранятся до тех пор, пока существует необходимость прояснить ситуацию и произвести оценку сообщения, существует законная заинтересованность FUJIFLM или требуется по закону. После того, как обработка сообщения завершена, эти данные удаляются в соответствии с требованиями законодательства.
Использование портала информирования
Связь между вашим компьютером и BKMS® System происходит через шифрованное соединение (SSL). Во время использования вами системы информирования ваш IP-адрес не сохраняется. Для того, чтобы поддерживать связь между вашим компьютером и BKMS® System, на вашем компьютере хранится файл cookie, который содержит всего лишь идентификатор сеанса (так называемый нулевой файл cookie сеанса). Этот нулевой файл cookie действует только до окончания сеанса и перестает функционировать после закрытия окна браузера или выключения устройства.
Для связи между вами и Департаментом комплаенс FEG BKMS® System позволяет вам зарегистрировать почтовый ящик, защищенный с помощью вашего индивидуального псевдонима/имени пользователя и пароля. Это позволяет вам общаться с Департаментом комплаенс FEG анонимным или не анонимным способом в зависимости от ваших предпочтений и свободного выбора. BKMS® System хранит данные только внутри системы, что делает ее особенно защищенной от несанкционированного доступа к личным данным. Таким образом, для вашего общения с Департаментом комплаенс FEG вы не будете зависеть от обычной и менее безопасной электронной почты.
Примечание по отправке вложений
При отправке сообщения или дополнении к нему можно вкладывать электронные файлы. Если вы хотите остаться анонимным, учтите, что такие файлы могут содержать скрытые личные данные, которые могут негативно сказаться на вашей анонимности. Удалите эти данные перед отправкой, например, зачерните соответствующий текст. Если вы не можете или не знаете, как это сделать, скопируйте текст вашего вложения в текст сообщения или анонимно отправьте печатный документ по адресу, указанному в нижнем колонтитуле, со ссылкой на номер, полученный в конце процесса передачи сообщения.
Согласие и добровольный характер
Используя эту BKMS® System, вы соглашаетесь на то, что ваши личные данные, в той степени, в какой вы предусмотрели, будут собраны, обработаны и использованы, как описано выше. Если вы не хотите, чтобы компания FUJIFILM собирала, обрабатывала и использовала ваши личные данные, как описано, вы можете отправить сообщение анонимно. Раскрытие ваших личных данных является добровольным как и использование BKMS® System.
Тем не менее, мы ценим, если вы укажете свое полное имя и контактные данные, так как многие внутренние расследования могут быть облегчены, если известно имя информатора.
Сотрудник по защите данных
В штате FEG имеется сотрудник по защите данных. Вопросы по защите данных также можно направить ему напрямую по следующему адресу электронной почты: privacyoffice_eu@fujifilm.com. Учтите, что использование этого адреса электронной почты не гарантирует тот же уровень анонимности, что и в случае с BKMS® System.
