Informazioni sulla protezione dei dati
Con questo sistema di whistleblowing basato su web (di seguito il “BKMS® System”) FUJIFILM Europe GmbH ( “FEG” o “noi”) fornisce uno strumento per segnalare specifiche violazioni di compliance relative a tutte le entità, le filiali e i dipendenti FUJIFILM situati in Europa, nel Medio Oriente e in Africa ( “FUJIFILM in EMEA”). Il trattamento dei dati personali nel BKMS® System si basa sul legittimo interesse di FUJIFILM in EMEA di individuare e impedire una condotta impropria nel nostro gruppo e quindi evitare danni per le aziende di FUJIFILM, i Suoi dipendenti e clienti.
Per noi è molto importante la protezione e la riservatezza dei dati e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE ( “RGPD-UE”) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla tutela dei dati. Quanto segue spiegherà la gestione dei dati personali che possono essere inclusi nelle segnalazioni inviate da Lei tramite il BKMS® System. I dati personali sono qualsiasi informazione che identifica una persona o almeno la rende identificabile, come un indirizzo e-mail, un numero di telefono, una qualifica, dati di posizione, ecc.
Ente responsabile e manutenzione tecnica
L'ente responsabile per l'uso del BKMS® System e per l'elaborazione delle segnalazioni in FUJIFILM in EMEA è FUJIFILM Europe GmbH, Heesenstrasse 31, 40549 Düsseldorf, Germania.
L'attività di gestione tecnica e manutenzione del BKMS® System viene svolta da una terza parte, EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlino, Germania (“BKAG”), per conto di FUJIFLM. I dati personali e le informazioni inseriti nel BKMS® System sono memorizzati in una banca dati gestita da BKAG, in un centro dati ad alta sicurezza. Tutti i dati sono codificati, protetti da password e salvati in un luogo sicuro. Ricordiamo che BKAG stessa non ha alcun accesso alle informazioni da Lei fornite tramite il BKMS® System. L'accesso ai contenuti della Sua segnalazione è limitato a una piccola cerchia di persone autorizzate di FUJIFILM.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo da Lei inviate sono gestite da una piccola cerchia di impiegati espressamente autorizzati e con speciale formazione del reparto di compliance di FEG in forma strettamente riservata. I destinatari delle segnalazioni in arrivo valutano la questione, eseguono ulteriori indagini interne, laddove richiesto, e, se necessario, coinvolgono altre divisioni aziendali di FEG (come il reparto legale europeo o il reparto delle risorse umane europeo) e/o il responsabile della protezione dei dati per l'ulteriore elaborazione della segnalazione.
Durante l'elaborazione di una segnalazione o una indagine interna, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di FUJIFILM in EMEA o esperti esterni addetti alle indagini. Tutte queste persone sono soggette all'obbligo del segreto professionale o vincolate alla riservatezza con adeguati accordi contrattuali.
Condivisione di informazioni con destinatari all'esterno dell'UE/SEE
Per condurre o completare indagini interne, i dati personali che ci ha fornito nella segnalazione possono essere trasferiti a entità FUJIFILM o a terzi all'esterno dell'Unione Europea (UE) o dello Spazio Economico Europeo (SEE). Nei casi in cui il trattamento riservato di dati personali da parte di un destinatario all'esterno dell'UE/SEE non sia garantito per legge nella stessa misura in cui lo è nell'UE/SEE, adottiamo strumenti adeguati per assicurare che l'entità FUJIFILM o la terza parte coinvolta fornisca garanzie sufficienti della stessa protezione dei dati personali prevista ai sensi delle leggi europee applicabili, tra cui in particolare il RGPD-UE.
Accesso da parte di enti pubblici
FEG può anche essere obbligata per legge a fornire le informazioni sulle violazioni di compliance a enti pubblici o tribunali. In tal caso, così come nel caso di perdita o confisca di beni aziendali, potremmo non essere in grado di tacere le informazioni che ci ha fornito.
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del BKMS® System avviene su base volontaria. Se invia una segnalazione tramite il BKMS® System, raccogliamo i seguenti dati personali e informazioni:
- nome, se sceglie di rivelare la Sua identità,
- se è impiegato/a alla FUJIFILM, e
- i nomi e altri dati personali delle persone che menziona nella segnalazione.
Informazioni sulla persona incriminata
Come principio base siamo vincolati per legge a informare la persona incriminata di avere ricevuto una segnalazione che la riguarda. Poiché una informazione di questo genere può potenzialmente pregiudicare la nostra capacità di indagare in maniera efficace sull'asserzione, l'informazione al soggetto incriminato può essere ritardata laddove sussista tale rischio.
Diritti degli interessati
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, Lei e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare il trattamento e opporsi al trattamento dei dati personali in questione. Tuttavia, l'esercizio di questi diritti può essere limitato al fine di garantire la protezione del whistleblower. Anche se il whistleblower divulga la Sua identità, il soggetto accusato in una segnalazione del whistleblower non può in nessun caso ottenere informazioni da noi sull'identità del whistleblower sulla base del diritto di accesso della persona accusata, con la sola eccezione del caso in cui il whistleblower abbia dolosamente effettuato una falsa dichiarazione in merito alla persona accusata. In tutti gli altri casi, garantiamo la riservatezza del whistleblower nella misura massima possibile per legge.
Periodo di conservazione dei dati personali
Ci impegneremo sempre ad accelerare le nostre indagini sulla presunta condotta impropria e a completare tali indagini nel più breve tempo possibile. I dati personali sono conservati solo fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione e valutare la segnalazione, fino a quando sussiste un legittimo interesse di FUJIFLM o fino a quando previsto per legge. Una volta conclusa l'elaborazione della segnalazione, i dati sono cancellati secondo le disposizioni di legge.
Utilizzo del portale di segnalazione
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di segnalazione BKMS® System avviene tramite una connessione internet crittografata (SSL). Il Suo indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di segnalazione. Per mantenere la connessione tra il Suo computer e il BKMS® System, viene memorizzato un cookie sul Suo computer che contiene semplicemente l'ID di sessione (chiamato anche null cookie). Questo null cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser o quando si spegne il dispositivo.
Per la comunicazione tra Lei e il reparto di compliance di FEG, il BKMS® System Le consente di creare una casella di posta protetta, scegliendo uno pseudonimo/nome utente e una password in maniera personalizzata. Questo Le consente di comunicare con il reparto di compliance di FEG in forma anonima o non anonima, a seconda di quello che preferisce e a Sua libera scelta. Il BKMS® System memorizza dati solo all'interno del sistema, il che lo rende particolarmente sicuro contro un accesso non autorizzato ai dati personali. Quindi, per la comunicazione con il reparto di compliance di FEG, Lei non sarà dipendente da una comunicazione ordinaria e meno sicura via e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Quando invia una segnalazione o un'integrazione alla segnalazione, può allegare file elettronici. Se desidera rimanere anonimo, Le ricordiamo che i file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il Suo anonimato. Elimini questi dati prima d'inviare la segnalazione, ad esempio annerendo il testo pertinente. Se non è in grado di eliminare questi dati o se non è sicuro di come farlo, copi il testo dell'allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
Consenso e natura volontaria
Usando questo BKMS® System accetta che i Suoi dati personali, nella misura da Lei specificata, vengano raccolti, trattati e usati come descritto sopra. Se non desidera che FUJIFILM raccolga, tratti e usi i Suoi dati personali come descritto, può inviare la segnalazione in forma anonima. La divulgazione dei Suoi dati personali è volontaria, così come l'uso del BKMS® System.
Tuttavia, apprezzeremmo se ci indicasse il Suo nome completo e i dettagli di contatto, in quanto molte indagini interne possono essere facilitate conoscendo il nome del whistleblower.
Responsabile della protezione dei dati
FEG ha nominato un responsabile della protezione dei dati. Le domande sulla protezione dei dati possono quindi essere inviate direttamente a lui, tramite il seguente indirizzo e-mail: privacyoffice_eu@fujifilm.com. Le ricordiamo che l'uso di questo indirizzo e-mail non garantisce lo stesso livello di anonimato del BKMS® System.
