Informações sobre proteção de dados
Com este sistema de denúncia baseado na Web (doravante denominado “ BKMS® System”), a FUJIFILM Europe GmbH ( “FEG” ou “nós”) fornece meios para relatar violações de conformidade específicas relativas a todas as entidades, filiais e colaboradores da FUJIFILM localizados na Europa, Médio Oriente e África ( “FUJIFILM na EMEA”). O processamento de dados pessoais no BKMS® System baseia-se no interesse legítimo da FUJIFILM na região da EMEA de detectar e prevenir condutas indevidas no nosso grupo e, assim, evitar danos às empresas da FUJIFILM, seus colaboradores e clientes.
Levamos muito a sério a proteção de dados e a confidencialidade e cumprimos as disposições do Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE ( EU-GDPR), bem como os atuais regulamentos nacionais de proteção de dados. O seguinte explicará o tratamento de dados pessoais que podem ser incluídos nas mensagens enviadas pelo BKMS® System. Dados pessoais significa qualquer informação que identifique uma pessoa ou, pelo menos, torne uma pessoa identificável, como endereço de email, número de telefone, cargo, dados de localização, etc.
Parte responsável e manutenção técnica
A parte responsável pela utilização do BKMS® System e pelo processamento das mensagens dentro da FUJIFILM na EMEA é a FUJIFILM Europe GmbH, Heesenstrasse 31, 40549 Düsseldorf, Alemanha.
A operação técnica e a manutenção do BKMS® System são realizadas por um terceiro, a EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlim, Alemanha (“BKAG”), em nome da FUJIFLM. Dados pessoais e informações inseridos no BKMS® System são armazenados num banco de dados operado pela BKAG num data center de alta segurança. Todos os dados são codificados, protegidos por palavra-passe e guardados num local seguro. Observe que a própria BKAG não tem acesso às informações enviadas por meio do BKMS® System. O acesso ao conteúdo enviado está limitado a um pequeno círculo de pessoas autorizadas da FUJIFILM.
Tratamento confidencial de mensagens
As mensagens enviadas por si são tratadas por um pequeno círculo de colaboradores expressamente autorizados e especialmente treinados do Departamento de Conformidade da FEG, de maneira estritamente confidencial. Os destinatários das mensagens recebidas avaliam o assunto, realizam investigações internas adicionais e, se necessário, envolvem outras divisões corporativas da FEG (como o Departamento Jurídico Europeu ou o Departamento de RH Europeu) e/ou o Diretor de Proteção de Dados para posterior processamento do comunicado.
Durante o processamento de uma mensagem ou investigação interna, pode ser necessário compartilhar comunicados com colaboradores adicionais da FUJIFILM na região da EMEA ou com especialistas de investigação externos. Todas essas pessoas estão sujeitas ao sigilo profissional ou vinculadas à confidencialidade por meio de acordos contratuais apropriados.
Compartilhando informações com destinatários fora da UE/EEE
Para realizar ou concluir investigações internas, os dados pessoais fornecidos na mensagem podem ser transferidos para entidades da FUJIFILM ou para terceiros fora da União Europeia (UE) ou do Espaço Económico Europeu (EEE). Nos casos em que o tratamento confidencial de dados pessoais por um destinatário fora da UE/EEE não seja garantido por lei na mesma medida em que se encontra na UE/EEE, utilizamos instrumentos adequados para garantir que a entidade relevante da FUJIFILM ou o terceiro forneça garantias suficientes para a mesma proteção de dados pessoais que é exigida pela legislação europeia aplicável, incluindo, em especial, a GDPR da UE.
Acesso de agências governamentais
A FEG também pode ser obrigada por lei a fornecer às agências governamentais ou aos tribunais informações sobre violações de conformidade. Nesse caso, bem como no caso de perda ou confiscação de ativos da empresa, talvez não sejamos capazes de reter as informações que nos foram fornecidas.
Tipo de dados pessoais recolhidos
A utilização do BKMS® System ocorre de forma voluntária. Se enviar uma mensagem por meio do BKMS® System, recolhemos os seguintes dados e informações pessoais:
- o seu nome, se optar por revelar a sua identidade,
- se está empregado na FUJIFILM, e
- os nomes de pessoas e outros dados pessoais de pessoas citadas na mensagem.
Informação sobre a pessoa acusada
Como princípio básico, somos obrigados por lei a informar à pessoa acusada que recebemos uma mensagem sobre ela. Como tal informação pode potencialmente colocar em risco a nossa capacidade de efetivamente investigar a alegação, a informação para o indivíduo acusado pode ser adiada enquanto tal risco existir.
Direitos dos titulares de dados
De acordo com a lei europeia de proteção de dados, você e as pessoas nomeadas na mensagem têm o direito de aceder, retificar, apagar, restringir o processamento e o direito de se opor ao processamento dos dados pessoais em questão. No entanto, o exercício desses direitos pode ser restrito para garantir a proteção do denunciador. Mesmo que o denunciador divulgue a sua identidade, a pessoa acusada na mensagem do denunciante não poderá em nenhuma circunstância obter informações sobre a identidade do denunciante com base no direito de acesso da pessoa acusada, exceto quando o denunciante tiver feito uma declaração falsa sobre a pessoa acusada. Em todos os outros casos, garantimos, ao máximo possível legalmente, a confidencialidade do denunciador.
Período de retenção de dados pessoais
Em todos os momentos, esforçar-nos-emos para acelerar as nossas investigações de qualquer alegada má conduta e concluir tais investigações assim que razoavelmente possível. Os dados pessoais só são retidos pelo tempo necessário para esclarecer a situação e avaliar a mensagem, se existir um interesse legítimo da FUJIFLM ou quando exigido por lei. Depois do processamento da mensagem estar concluído, os dados são excluídos de acordo com os requisitos estatutários.
Utilização do portal de mensagens
A comunicação entre o seu computador e o BKMS® System ocorre através de uma conexão codificada com a Internet (SSL). O seu endereço IP não será armazenado durante a utilização do sistema de mensagens. Para manter a conexão entre o seu computador e o BKMS® System, um cookie será armazenado no seu computador, que conterá meramente o ID da sessão (um chamado "cookie nulo"). Este cookie nulo só é válido até ao fim da sessão e expira ao fechar o navegador ou desligar o dispositivo.
Para comunicação entre você e o Departamento de Conformidade da FEG, o BKMS® System permite que configure uma caixa de correio protegida com o seu pseudónimo/nome de utilizador/palavra-passe que foram escolhidos individualmente. Isso permite comunicar com o Departamento de Conformidade da FEG de maneira anónima ou não anónima, dependendo de sua preferência e livre escolha. O BKMS® System armazena dados apenas dentro do sistema, o que o torna particularmente seguro contra o acesso não autorizado de dados pessoais. Assim, para a sua comunicação com o Departamento de Conformidade da FEG, não dependerá de comunicações por e-mail comuns e menos seguras.
Nota sobre enviar anexos
Pode anexar arquivos eletrónicos quando enviar uma mensagem ou fazer uma adição a um comunicado. Se deseja permanecer anónimo, esteja ciente de que esses arquivos podem conter dados pessoais ocultos que podem comprometer o seu anonimato. Remova esses dados antes de os enviar, por exemplo, escurecendo o texto relevante. Se não conseguir ou não souber como fazer isso, copie o texto do anexo no conteúdo da mensagem ou envie o documento impresso anonimamente para o endereço listado no rodapé, citando o número de referência recebido ao final do processo de comunicado.
Consentimento e natureza voluntária
Ao utilizar este BKMS® System, concorda que os seus dados pessoais, na medida em que forem fornecidos, serão recolhidos, processados e utilizados conforme descrito acima. Se não quiser que a FUJIFILM recolha, processe e utilize os seus dados pessoais como descrito, pode enviar a sua mensagem anonimamente. A divulgação dos seus dados pessoais é voluntária, assim como a utilização do BKMS® System.
No entanto, agradeceríamos se declarasse o seu nome completo e dados para contato, já que muitas investigações internas podem ser facilitadas se o nome do denunciador for conhecido.
Diretor de Proteção de Dados
A FEG nomeou um Diretor de Proteção de Dados. Perguntas sobre proteção de dados também podem ser enviadas diretamente para o Diretor de Proteção de Dados através do seguinte endereço de e-mail: privacyoffice_eu@fujifilm.com. Note que a utilização deste endereço de e-mail não garante o mesmo nível de anonimato, como é o caso do BKMS® System.
